مبانی نظری در رابطه با عملکرد شغلی، هوش هیجانی و مهارت های ارتباطی

 

 عملکرد شغلی

سازمان های اجتماعی امروزه به سبب توسعه و گسترش فعالیت های اقتصادی و خدماتی ناگریز از تدارک, حفظ و اداره نیروی انسانی پرتوان در مقیاسی بزرگ و متنوع هستند. امروزه منابع انسانی نقش مهمی در رشد و توسعه اهداف سازمان ها دارند.  با نگرشی به گذشته در می یابیم که منابع انسانی به عنوان ضرورت در کار سازمان ها مطرح است و در حال حاضر نیز با همه پیشرفت های تکنولوژیک و ورود فناوری های متنوع در سازمان ها, هنوز منابع انسانی مهم ترین بازوی رشد و ترقی سازمان ها محسوب می شوند ( سجادی ، امیدی ، 1387 ، ص 82 ) .

اکثر محققان براین اعتقادندکه عملکرد شغلی یک سازه جند بعدی است و دو مورد مهم از این ابعاد عبارتند از :

عملکرد زمینه ای و وظیفه ای [1] ( حجازی ، شمس ، 1384 ، ص 33) .

“عملکرد زمینه ای” به صورت رفتاری که به اثربخشی سازمان از طریق اثر بر زمینه های روانشناختی، اجتماعی و سازمانی کار کمک می کنند؛ تعریف می شود ( براتی ، عریضی ، نوری ، 1388 ، ص 12 ) .

عملکرد زمینه ای به عنوان رفتاری تعریف می شود که بر روی زمینه روانشناسی ، اجتماعی و سازمانی که کار انجام می شود ( از قبیل کار به صورت تعاونی با دیگران ، پشتکار جهت رسیدن به اهداف مشکل  ، پیروی از قوانین سازمان و … ) تاثیر می گذارد  . در واقع عملکرد زمینه ای به آن دسته از فعالیت های مربوط به شغلی گفته می شود ( از قبیل کارکردن سخت ، کمک به دیگران ) که به صورت غیر رسمی در اثر بخشی سازمانی تاثیر دارند ولی به طور رسمی به عنوان بخشی از شغل یا وظیفه تلقی نمی شود ( حجازی ، شمس ، 1384 ، ص 33) .

نمونه هایی از عملکرد زمینه ای عبارتند از :

• نشان دادن شوق و علاقه و پشتکار برای انجام دادن موفقیت آمیز وظایف شغلی و اتمام کارها .
• داوطلب شدن برای انجام دادن فعالیتهایی که به طور رسمی ، جزء وظایف شغلی فرد نیست .
• کمک کردن به کارکنان دیگر و مشارکت با آنان در انجام دادن کارها .
• صحه گذاشتن بر هدفهای سازمانی و حمایت و دفاع کردن از این هدفها (ساعتچی، 1389 ، ص 151 ) .

 

آن بخش از عملکرد که معمولاً در شرح شغل رسمی وجود دارد ؛ “عملکرد وظیفه ای ” نام دارد. عملکرد وظیفه ای شامل رفتارهایی می شود که در فعالیت های مربوط به تبدیل و نگهداری در سازمان از قبیل تولید محصول ، مدیریت زیردستان ، ارایه خدمات و فروش کالا دخالت دارند ( حجازی ، شمس ، 1384 ، ص 33) .

عوامل مؤثر بر عملکرد کارکنان عواملی هستند که مطابق با مدل آچیو از نظر هرسی و گلداسمیت بر عملکرد کارکنان مؤثرند . این عوامل عبارت اند از توانایی (دانش و مهارت) ، وضوح(درک یا تصویر نقش)، کمک(حمایت سازمانی) ، انگیزه (انگیزش یا تمایل) ، ارزیابی (آموزش و بازخورد عملکرد) ، اعتبار (اعمال معتبر و حقوق کارکنان) و محیط (تناسب محیطی) (هرسی و بلانچارد،  1375، ص 512-507) .

در مدل آچیو عوامل هفتگانه مؤثر بر عملکرد شامل موارد زیر است:

توانایی : در مدل آچیو به دانش، تجربه و مهارتهای زیردستان در انجام وظیفه خاصی گفته می شود (هرسی و بلانچارد، 1375، ص 510).

توانایی یا آمادگی کاری، دانش و مهارت کار است(استیفن رابینز، 1377، ص 21).

اجزای اساسی توان عبارت اند از دانش کاری مربوط به شغل(کارآموزی رسمی و غیررسمی که اتمام کار طرح را به طور موفقیت آمیز تسهیل کند)و نیز استعداد مربوط به کار(رضاییان، 1373، ص 273 ).

وضوح(درک یا تصور نقش):به درک و پذیرش شیوه کار، محل و چگونگی انجام آن، گفته می شود.برای آنکه زیردستان درکی کامل از مشکل داشته باشند، باید مقاصد و اهداف عمده، شیوه رسیدن به این مقاصد و اهداف و اولویت های اهداف و مقاصد(چه هدفهایی، در چه زمانی بیشترین اهمیت را دارند)برایشان کاملاً صریح و واضح باشد (هرسی و بلانچارد، 1375، ص 510) .

حمایت سازمانی : منظور حمایت یا کمکی است که کارکنان برای انجام موفقیت آمیز کار به آن نیاز دارند.بعضی از عوامل کمکی عبارت اند از:بودجه کافی، تجهیزات و تسهیلاتی که برای انجام دادن کار مناسب است، حمایت لازم از سایر واحدهای سازمانی، در دسترس قرار دادن محصول با کیفیت و سرانجام وجود ذخیره کافی نیروی انسانی (هرسی و بلانچارد، 1375، ص 510) .

انگیزش و تمایل کارکنان : به انگیزه مربوط به تکلیف زیردستان یا انگیزش برای کامل کردن تکلیف خاص مورد تحلیل به گونه ای توفیق آمیز اطلاق می شود (هرسی و بلانچارد، 1375، ص 511) .

انگیزش افراد در مورد تکمیل تکالیفی بیشتر است که دارای پاداشهای درونی یا بیرونی هستند.در صورتی که زیردست دارای اشکال مختلف انگیزش باشد، اولین قدم بررسی استفاده از پاداش و تنبیه است(حقیقی، 1380، ص 186 ) .

ارزیابی(بازخورد گرفتن) : ارزیابی به بازخورد روزانه عملکرد و مرور کردن های گاه به گاه گفته می شود.روند بازخورد مناسب به زیردست اجازه می دهد که پیوسته از چند و چون کار مطلع باشد(حقیقی، 1380، ص 187).

منظور از این نوع بازخورد، ارائه غیررسمی عملکرد روزانه خود به او و همچنین بازدیدهای رسمی دوره ای است(رضاییان، 1373، ص 275 ) .

اعتبار کارکنان : این اصطلاح به مناسب بودن و حقوقی بودن تصمیم های مدیر در مورد نیروی انسانی اطلاق می شود.تصمیم های کارکنان باید به دلیل و مدرک همراه و بر خط مشی های عملکردگرا استوار باشد (حقیقی، 1380، ص 187) .

تناسب عوامل محیطی : عوامل محیطی به عوامل خارجی گفته می شود که حتی با وجود توانایی، وضوح، حمایت و انگیزه برای شغل، بر عملکرد تأثیر می گذارند. عوامل محیطی عبارت اند از:رقابت، آیین نامه های دولتی، تدارکات و… (حقیقی، 1380، ص 187) .

از جمله موارد مهم ومطرح در مورد عملکرد شغلی چگونگی ارزیابی آن است مهم ترین مزایای ارزیابی جامع عملکرد شغلی کارکنان ، عبارتند از :

• از نتایج ارزیابی جامع عملکرد شغلی افراد می توان در افزایش کیفیت تصمیم گیری سازمانی در همه زمینه ها ، یعنی ، از تصمیم گیری در زمینه افزایش حقوق و مزایای کارکنان گرفته تا تصمیم گیری در زمینه اخراج آنان استفاده کرد .
• ارزیابی جامع عملکرد شغلی می تواند موجبات افزایش کیفیت تصمیم گیریهای فردی را در زمینه های گوناگون ، یعنی از انتخاب شغلی گرفته تا رشد و بهبود فردی برای تصدی مشاغل مهمتر در آینده فراهم آورد .
• ارزیابی جامع عملکرد شغلی می تواند بر نقطه نظر کارکنان در زمینه وابستگی خود به سازمان ، اثر بگذارد .
• از نتایج حاصل از ارزیابی جامع عملکرد شغلی کارکنان می توان به عنوان منبع و اساس منطقی و قابل دفاع برای تصمیم گیری در زمینه ارتقا ، افزایش حقوق و دستمزد ، انتقال ، ترغیب برای شرکت در دوره های آموزشی خاص و نظایر آن استفاده کرد ( ساعتچی ، 1389 ، صص 126 ، 127 ) .

شاید بتوان عوامل ذیل را برخی از مهمترین عوامل تاثیر گذار بر ارزیابی عملکرد دانست :

• حساسیتهای شخصی افراد .
• وجود سوءظن نسبت به ارزیابی به دلیل اینکه تا کنون مستمسکی برای تسویه حسابهای شخصی بوده است.
• قوانین و مقررات سازمانی و دخالت اتحادیه ها به منزله عوامل برون سازمانی ( عباسپور ، 1391 ، ص 217 ) .

همه افراد حق دارند و علاقمند هستند که از نتایج عملکرد روزانه خود آگاه باشند. این مسأله در مورد کارکنان وجه دیگری هم پیدا می‌کند و آن اینست که کارکنان علاقه دارند از نظرات سازمان در مورد خود مطلع گردند و از سوی دیگر سازمان نیز محقق است نظرات خود را در مورد منابع انسانی سازمان که از اصلی‌ترین سرمایه‌های سازمان بشمار می‌روند ابراز داشته و به اطلاع ایشان برساند ( خوشوقتی ، 1384) .

ارزشیابی عملکرد ، یکی از فعالیتهای مهم مدیریت منابع انسانی است ، زیرا از دستاوردهای آن می توان برای تصمیمها واقدامات بسیاری در زمینه ارزیابی و پرورش کارکنان استفاده کرد ( ال دولان ، اس شولر ، 1388 ، ص360 ) .

ارزیابی عملکرد ، فرایند شناسایی ، مشاهد ه ، سنجش و بهبود عملکرد انسانی در سازمانهاست . این توصیف مقبولترین تعریف از ارزیابی است . هریک از مولفه های این تعریف به یک جزء مهم از فرایند ارزیابی اشاره می کند . مولفه شناسایی به فرایند تعیین اینکه روی چه حوزه هایی باید متمرکز شود ، مربوط می شود . شناسایی نوعا در برگیرند تحلیل شغل به منزله ابزاری برای تشخیص ابعاد عملکرد و ایجاد مقیاسهای رتبه بندی است . شناسایی به این معنی است که ارزیاب باید به طریقی معین کند که چه چیزی باید مورد ارزیابی و بررسی قرار گیرد ( عباسپور ، 1391 ،‌ص213) .

ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان ( چه به شیوه رسمی و چه به شیوه غیر رسمی ) ، باید به طور مداوم و در دوره های معینی از سال انجام گیرد

 نظریه های عملکرد شغلی

بالا بردن سطح عملکرد کارکنان یکی از اهداف زیربنایی هر سازمان در جهت تحقق استراتژی ها و راهبردهای آن است. در افزایش سطح عملکرد پرسنل، عواملی همچون انگیزش (شخص، بخواهد که کار را انجام دهد) ، توانایی(بتواند کار را انجام دهد ) و محیط (مواد و وسائل انجام کار را در اختیار داشته باشد ) دخیل اند و فقدان هریک از این عوامل به عملکرد ایشان لطمه خواهد زد ( اسدی ، کریمی ، رضایی ، 1387) .

موری اینسورت و نیویل اسمیت[2] عملکرد ر ا تابع وضوح نقش ، شایستگی، محیط ، ارزشها، تناسب ترجیحی و پاداش می دانند. در معادله اینسورت و اسمیت عوامل عملکرد معادله مایر با عنوان شایستگی (به جای توانائی ) و تناسب ترجیحی (به جای انگیزش ) آمده است ( خاکپور ، یمنی ، پرداختچی ، 1387 ، ص 566) .

همچنین روجلبرگ ( 2007 ) ، عملکرد را فعالیت هایی تعریف کرده است که به طور معمول بخشی از شغل و فعالیت های فرد است و باید آن را انجام دهد  ( ذاکر فرد ، همکاران ، 1390 ، صص 15 ) .

برنادین ( 1995) معتقد است که ” عملکرد را باید به عنوان نتایج کاری تعریف کرد زیرا که نتایج قوی ترین رابطه را با اهداف راهبردی سازمان ، رضایت مشتریان و مشارکت اقتصادی برقرار می کنند .”

کمپل[3] نیز بر این باور است که در عملکرد ، رفتار وجود دارد و باید از نتایج متمایز باشد زیرا که برخی از عوامل سیستم ها می توانند نتایج را از بین ببرند . صاحب نظران سازمان عملکرد را به دو بعد عملکر زمینه ای و عملکرد وظیفه ای یا فنی تقسیم کرده اند ( رحیم نیا ، مرتضوی ، دلارام ، 1390 ، ص 69 ) .

بورمن[4] و ماتاویدلو [5]بین عملکرد وظیفه ای و عملکرد زمینه ای تمایز قائل شدند ( براتی ، عریضی ، نوری ، 1388 ، ص 12 ) .

بورمن و ماتاویدلو (1993)معتقدند هرچند بعضی از کارکنان یک سازمان سخنانی می گویند یا اقداماتی را انجام میدهند که موجب افزایش اثر بخشی سازمان محل کارشان می شود و این رفتارها نیز در ورای فعالیت شغلی آنان قرار می گیرد ؛ اما معمولا ارزیابی ها به این رفتارها توجه نمی شود ( حجازی ، شمس ، 1384 ، ص 33) .

اما در رابطه با ارزیابی عملکرد برخی از محققین از جمله زرکش و بیز ( 2004 ) ارزیابی عملکرد را بخشی از جنبش بزرگ و درحال تکوین مسئولیت پاسخگویی میدانند. آنان معتقدند ارزیابی عملکرد میتواند یکی از بهترین شیوههای ارزیابی با رویکرد پاسخگویی باشد ( بابا جانی ، ستایش ، 1386 ، ص 46) .

کنون و فرای ( 1992 ) از انجمن ملی حسابداران بریتانیای کبیر در مورد ارزیابی عملکرد به این جمله بسنده میکنند که آنچه ارزیابی میشود، بهبود خواهد یافت . کوک و همکاران (1995) معتقدند که سیستم ارزیابی عملکرد میتواند مشوق مدیران در ابتکار و پاسخگویی باشد و در شفاف سازی انتظارات و التزامات نیز به مدیران کمک نماید. آنان برای ارزیابی عملکرد کارکردهای متعددی را از جمله فرمولبندی بودجه،تخصیص منابع، برانگیختن کارکنان، بهبود خدمات و تقویت توان پاسخگویی برشمرده اند ( بابا جانی ، ستایش ، 1386 ، ص 47) .

مورفی[6] و کلولند [7] (1995) معتقدند که با ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان می توان به شیوه های مختلف به سازمان یاری رسانید ( ساعتچی ، 1389 ، صص 125 ، 126 ) .

 هوش هیجانی

دو هزار سال پیش افلاطون گفت: « تمام یادگیری ها دارای یک زیربنای هیجانی و عاطفی هستند».  بر اساس گفته ی افلاطون از آن زمان تا کنون دانشمندان، پژوهشگران و فیلسوفان زیادی در جهت اثبات یا نفی نقش احساسات در یادگیری، مطالعات زیادی انجام داده اند . متاسفانه تفکر حاکم در این 2000 سال این بود که هیجانها مانع انجام کر و تصمیم گیری صحیح می شوند و تمرکز حواس را مختل می سازند . در سه دهه گزشته حجم رو به رشد تحقیقات ، خلاف این مطلب را ثابت کرد . در سال 1950 دکتر ابراهام مازلو مقاله ای  در زمینه ارتقا نیازهای هیجانی – جسمی ، معنوی و روانی نوشت که بعد از دوره رنسانس ، انقلاب و تحول عظیمی در زمینه تجلیل از مکتب انسان گرایی به وجود آورد . بین سالهای 1970 تا 1980 نظریه مازلو موجب رشد و تحول علوم مربوط به توان و استعداد انسانها گردید . اما موضوع هوش هیجانی نخستین بار توسط پیتر سالووی[8] و جان مایر[9] در سال 1990 مطرح شد ( آقایار ، شریفی درآمدی ، 1386 ، صص 71، 72 ) .

در واقعیت امر ما دو ذهن داریم، یکی که فکر می کند و دیگری که احساس می کند. این دو راه متفاوت شناخت، در کنشی متقابل، حیات روانی ما را می سازند. ذهن خردگرا همان مقام درک و فهم است که به مدد آن قادر به تفکر و تعمق هستیم. ولی در کنار آن نظام دیگری نیز برای دانستن وجود دارد، نظامی تکانشی و قدرتمند و گهگاه غیرمنطقی، یعنی ذهن هیجانی. تقسیم ذهن به دو بخش هیجانی و خردگرا تقریبا مانند تمایزی است که عوام میان «قلب» و «سر» قائلند. احساس یقین حاصل از «گواهی  قلبی» بر درست بودن چیزی، متفاوت با گواهی عقلی و تا حدودی عمیق تر از آن است. نسبت کنترل عقلانی ذهن بر بخش هیجانی آن روند یکنواختی دارد; هر چه احساس شدید تر باشد، ذهن هیجانی مسلط تر و ذهن خردگرا بی اثر تر می گردد. به نظر می رسد که این ترتیب، از امتیازی سرچشمه می گیرد که تکامل طی اعصار متمادی به احساسات و ادراک های شهودی ما داده است تا راهنمای پاسخ های آنی ما در موقعیت های مخاطره آمیز باشند; زیرا گاها لحظه ای تامل برای فکر کردن درباره کاری که باید انجام شود، ممکن است به قیمت از دست دادن زندگی ما تمام شود. این دو ذهن در اکثر موارد بسیار هماهنگ عمل می کنند اما با این وجود، دو ذهن  خردگرا و هیجانی نیروهای نسبتا مستقل از هم هستند. عملکرد ذهن هیجانی بسیار سریع تر از ذهن  خردگراست. ذهن هیجانی بدون آنکه حتی لحظه ای درنگ کند تا بررسی کند که چه می کند، مانند فنر از جا می جهد و دست به عمل می زند. نقطه تمایز ذهن هیجانی از واکنش سنجیده و تحلیل گرایانه ای که مشخصه ذهن اندیشمند است، سرعت عمل آن است. اعمالی که از ذهن هیجانی سرچشمه می گیرند با قطعیت شدید و مشخص همراهند که حاصل روش جاری و آسان گیر ذهن هیجانی در نگریستن به اطراف است که می تواند برای ذهن خردگرا کاملا مبهوت کننده باشد. پس از فرو نشستن گرد و غبار یا حتی در میانه راه متوجه می شویم که داریم از خود می پرسیم «راستی چرا آن کار را کردم؟» این سوال نشانه ای از آن است که ذهن خردگرا در حال آگاهی یافتن از آن لحظه است اما نه با سرعت ذهن هیجانی. از متداول ترین پاسخ های هیجانی سریع و نپخته، ازدواج های غلط است; چرا که در حالات هیجانی[10]  ذهن انسان از تفکر منطقی خالی می شود و پس از فروکش کردن هیجان ها تازه می فهمیم که چه بلایی سر خود آورده ایم. ذهن هیجانی همانند یک شمشیر دولبه است; امتیاز بزرگ ذهن هیجانی در این نکته است که می تواند واقعیت هیجانی رادر یک لحظه دریابد (او از دست من عصبانی است، او دروغ می گوید، او فکر خطرناکی در کله دارد)، و دریک آن به قضاوتی شهودی دست بزند که به ما می گوید در مقابل چه کسی باید احتیاط کنیم، به چه کسی باید اعتماد کنیم و چه کسی درمانده است. ذهن هیجانی رادار ما برای اعلام خطر است. اگر ما (یا پیشینیان ما در طول دوران تکاملی) در برخی از این موارد منتظر ارزیابی عقل خردگرا می ماندیم نه تنها ممکن بود اشتباه کنیم، که حتی شاید زنده هم نمی ماندیم. اما همین ذهن هیجانی ممکن  است دردسرساز شود; مشکل اینجاست که این برداشت ها و قضاوت های شهودی از آنجا که در یک لحظه صورت می گیرند ممکن است اشتباه یا گمراه کننده باشند. حال با این مقدمه بهتر می توانیم مفهوم «هوش هیجانی» را دریابیم ( شریفی ، 1386 ) .

شواهد موجود نشان می دهند که هوش به تنهایی نشان دهنده موفقیت ما در زندگی و محیط کار نیست و عواطف نقش کلیدی در موفقیت سازمانی به عهده دارند . افراد هوشمند از نظر هیجانی می توانند اثربخشی را در تمام سطوح سازمانی گسترش دهند و نقش مهمی در کیفیت و اثربخشی تعامل اجتماعی با دیگران ایفاء نمایند  (Suliman ‚ Al-Shaikh ‚ 2007 ‚P 208 ) .

چندین راه براى تعریف هوش وجود دارد . سه نظر متداول :
هوش عبارت است از توانایى یادگیرى.
هوش عبارت است از توانایى فرد در تطبیق با محیط خود.
هوش عبارت است ازتوانایىِ تفکر انتزاعى .

این سه تعریف مغایر یکدیگر نیستند. تعریف اول تأکید بر تعلیم و تربیت دارد.  تعریف دوم بر شیوه مواجهه افراد با موقعیتهاى جدید تأکید مى‏کند، و تعریف سوم ناظر بر توانایى افراد در زمینه استدلال کلامى و ریاضى است.  به این ترتیب، این سه توانایى با یکدیگر وجوه مشترکى دارند ( صدق پور ، بامدادی ، 1377) .

هیجان‌ها بخش اعظمی از زندگی را در بر می‌گیرند. حضور مستقیم و غیرمستقیم هیجان‌ها را می‌توان در استدلال و عقلانیت مشاهده کرد . بی‌اعتنایی به هیجان‌ها، عدم ‌مدیریت آنها و مسامحه در بیان آنها می‌تواند هزینه‌های گزافی را برای انسان درپی داشته باشد. پژوهش‌های نوین نشان می‌دهند که فقدان هوش هیجانی می‌تواند آثار مخربی را در زمینه‌های فردی و اجتماعی ایجاد ‌کند و برعکس، تحصیل و تقویت آن، زمینه‌ساز موفقیت‌های بزرگ خواهد بود. آموزش هوش هیجانی می‌تواند بستر مناسبی برای اعتلای فردی و اجتماعی در حوزه‌های مختلف و متنوع فرهنگ فراهم آورد ( میردریکوندی ، 1390 ، ص 100 ) .

به اعتقاد برخی از صاحب‌نظران، هوش هیجانی در زندگی عادی اهمیت زیادی دارد. به نظر می‌رسد این فرض که برخی نمی‌توانند با هیجان‌های خود به خوبی کنار بیایند، روابط بین فردی مطلوبی ندارند، از سلامت روانی کمتری بهره‌مندند و موفقیت‌های شغلی کمتری را تجربه می‌نمایند، فرض معقولی است. حوزه هوش عاطفی به عنوان یک موضوع مورد مطالعه، از بطن روان‌شناسی علمی ظهور پیدا کرد، از این رو مربیان، روان‌پزشکان، متخصصان منابع انسانی و سایرین به این موضوع علاقمند شدند و بدین ترتیب، این حوزه توسعه یافت. از زمانی که مجله‌های معتبر علمی مقاله‌هایی در این زمینه به چاپ رساندند تا به امروز مجله‌ها و مقاله‌های پژوهشی، فعالیت‌های مربوط به این حوزه را گزارش می‌کنند  (سیاروچی و همکاران ، 1384 ، ص 21) .

هیجانها نقش مهمی را در زندگی ایفا می کنند . آنها به رویاها ، خاطرات  و ادراک ما انرژی می دهند . هیجان[11] به معنی تحریک ، تهییج ، سوق دادن و وادار کردن گرفته شده است . هیجانها معمولا به احساسات و  واکنشهای عاطفی اشاره میکند .هیجانها حالت عاطفی هشیاری یا خودآگاهی است که در آن مفاهیمی همچون شادی ، غم و  ترس ، نفرت یا عشق نهفته است . هیجان  از حالتهای شناختی و ارادی متمایز است ؛  به عبارتی هیجان مربوط به احساسات به ویژه جنبه های خوشایند و ناگوار فرایند ذهنی است . به عبارت دیگر هیجانها احساساتی هستند که به زندگی شور و نشاط می دهند و اجازه می دهند شادیها و غمها ی زندگی را تجربه کنیم . بدون وجود هیجانها زندگی بی روح ، سرد و پوچ می شود . بدون هیجان هرگز نمی توانیم لذت خوردن یک ساندویچ داغ و خوشمزه ، ندامت از یک اظهار نظر خصمانه ، شعف ناشی از دیدن یک دوست قدیمی ، غم از دست دادن یک عزیز ، شادی به خاطر پیروزی تیم ملی فوتبال کشورمان را احساس کنیم ( آقایار و شریفی درآمدی ، 1386 ، صص37 ، 38) .

ویژگی مشترک هیجانها  این است که چه خوشایند و چه ناخوشایند ، تنها در مغز باقی نمی مانند بلکه با تغییرات فیزیولوژیک و بدنی همراه هستند . احساس نوعی هیجان در مقابل یک تابلوی نقاشی یا شنیدن یک شاهکار موسیقی تنها این نیست که خیلی ساده بگوییم (( چقدر زیباست ! )). این ویژگی خیلی اهمیت دارد زیرا اجازه می دهد تا هیجانها از احساسات ساده تمیز داده شود .همچنین این ویژگی مبنای مجموعه تحقیقاتی است که درباره روابط بین هیجانها و جلوه های بدنی  انها انجام گرفته است . برخی هیجانها از بدو تولد حضور دارد اما برخی دیگر بعدا ظاهر می شود . در هر دو مورد ، یاد می گیریم که هریک از هیجانهایی که می توانیم حس کنیم ،‌به طور همزمان در خود و دیگران تایید کنیم . برای صحبت کردن از هیجانها و سهیم کردن اطرافیان در آنها یادمیگیریم که هیجانها را با واژه های خاصی تبیین کنیم ، مثل شادی ، شعف ، غم ، رنج ، گناه ، ترس و خشم ( موکیلی و دانتزر ، 1384 ، صص135 ، 136 ) .

از سوی دیگر بررسیها نشان می دهند که هم عوامل فطری و  هم عوامل آموختنی در بروز هیجان دخالت دارند . در واقع تعیین کننده های تکوینی اساس هیجانها را تشکیل می دهند ، اما تجلی و شکل نمایش آنها با تجربه ، محیط اجتمافی و فرهنگ ارتباط پیدا می کنند ( پارسا ، 1376 ، ص264 ) .

 نظریه های هوش هیجانی

در بین روان شناسان ، سالووی و مایر (1990) به عنوان اولین کسانی که وجود یک مهارت شناختی مهم غیر از هوش را مطرح کردند ، شهرت یافته اند ( اسپکتور ، 1388 ، ص129 ) .

هم چنین دکتر دانیل گلمن[12] از نتیجه تحقیقات سالووی و مایر و سایرین در پرفروش ترین کتابش به نام هوش هیجان در سال 1995 استفاده کرد و در این زمینه ، دو برنامه شناخت خود و رشد اجتماعی برای مدرسه ینوهاون نوشت ( آقایار و شریفی درآمدی ، 1386 ، ص73 ) .

از طرفی ثرندایک[13] استاد دانشگاه کلمبیا اولین کسی بود که مهارت های هوش هیجانی را نام گذاری کرد. اصطلاحی که او به کار برد هوش اجتماعی بود که نشانگر مهارت افراد در کنار آمدن موثر با مردم است (برادبری و گریوز ، 1386 ، ص 17 ) .

لئونل[14] هم برای اولین بار مفهوم هوش هیجانی را به زبان آلمانی در سال 1966 به کار برد . دکتر ریون بارون[15]  هم پس از 20 سال تحقیق پرسشنامه هوش هیجانی را ابداع کرد .تاکید باون بیشتر بر قابلیت های غیر شناختی بوده و پرسشنامه او میزان خودسنجی افراد در زمینه قابلیتهای غیر شناختی را اندازه گیری می کرد که به نام پرسشنامه هوش هیجانی (EQI ) معروف است ( آقایار و شریفی درآمدی ، 1386 ، صص 73 ، 74) .

در مورد هیجان و هوش داروین [16] ( 1884) معتقد است که بروز هیجان به صورتهای مختلف به خودی خود همیشه سودمند و کارآمد نیستند بلکه جلوه هایی از رفتارهای سازش پذیر قبلی هستند . پلوچیک [17] نیز معتقد است که هشت هیجان اصلی یا واکنشهای بدنی الگودار وجود دارند که هرکدام با فرایند زیستی همه گونه ها  مطابقت و سازگاری دارد . همچنین نظریه پردازان دیگراستدلال می کنند که هیجانها دارای بافت زیستی و فطری نیستند ، بلکه بارتاب و نمایش آنها معلول یادگیری است ( پارسا ، 1376 ، ص 264) .

 جان مایر [18] معتقد است که هوش هیجانی  مجموعه‌ای از توانایی‌های ذهنی است که به شما کمک می‌کند احساسات خود و دیگران را درک کنید و در نهایت به توانایی تنظیم احساسات خویش نایل گردید (الدر ، 1382 ، ص 55 ) .

در این باره استیوهین[19]  نیز عقیده دارد که هوش هیجانی عبارت است از توانایی مهار عواطف و تعادل برقرار کردن بین احساسات و منطق، به طوری که ما را به حداکثر خوشبختی برساند ( استیو ، 1384 ، ص 11) .

همچنین تراویس برادبری وجین گریوز[20]  می گویند هوش هیجانی همان توانایی شناخت، درک و تنظیم هیجان‌ها و استفاده از آنها در زندگی است ( برادبری و گریوز ، 1384 ،ص 148 ) .

از دید گلمن، هوش هیجانی این گونه تعریف شده است : ” مجموعه ی مهمی که آن را هوش هیجانی می نامیم شامل تواناییهایی است که فرد بتواند انگیزه ی خود را حفظ نماید، در مقابل ناملایمات پایداری نماید و تکانشهای خود را کنترل کند و کامیابی را به تعویق بیاندازد، حالات روحی خود را تنظیم نماید و نگذارد پریشانی خاطر ، قدرت تفکر او را خدشه دار سازد ، با دیگران همدلی کند و امیدوار باشد ( رنجبردار ، 1389، ص 12 ) .

گلمن نیز ادعا نمود که هوش هیجانی سازهای مناسب برای موفقیت شغلی  و کاری و به طور کلی موفقیت در زندگی است ( گل پرور ، خاکسار ، 1389 ، ص 20) .

دانیل گلمن ضمن مهم شمردن هوش شناختی[21]  و هوش هیجانی[22] می گوید: هوش شناختی در بهترین حالت خود تنها عامل 20 درصد از موفقیت های زندگی است در حالیکه 80 درصد موفقیت ها به عوامل دیگر وابسته است و سرنوشت افراد در بسیاری از موارد در گرو مهارت هایی است که هوش هیجانی را تشکیل می دهند. در حقیقت هوش هیجانى عدم موفقیت افراد با ضریب هوش بالا و همچنین موفقیت غیرمنتظره افراد داراى هوش متوسط را تعیین مى کند. به طوریکه مطالعات انجام شده در زمینه هوش هیجانی بیانگر آن است که افرادی که دارای هوش شناختی بالا و هوش هیجانى پایینی هستند در زندگی کاری و خصوصی خود موفق نیستند و برعکس افرادی که هوش شناختی پایین و هوش هیجانى بالایی دارند به موفقیتهای بسیاری در زندگی کاری و خصوصی خود نائل می گردند. بنابراین هوش هیجانى پیش بینى کننده موفقیت افراد در زندگی کاری و خصوصی است ( مصطفی زاده ، 1390 ) .

گلمن ابعاد تاثیر پذیر از هوش هیجانی را شامل افزایش بازدهی شهصی ، موققیت شغلی ، پرورش و افزایش خلاقیت ، افزایش عملکردهای گروهی ، انگیرش و کاهش فشار روانی افراد میداند ( مقدم و همکاران ، 1387 ،ص 100 ) .

به اعتقاد دیگینز[23](2004) هوش هیجانی به افراد در زمینه آگاهی بیشتر از روش های بین فردی، شناسایی و مدیریت تأثیر عواطف بر تفکر و رفتار، توسعه توانایی تشخیص تحرکات اجتماعی در محیط کار و درک چگونگی مدیریت روابط و بهبود آن ها کمک می نماید . هوش هیجانی اما به طور کلی تعریف‌های هوش هیجانی به‌رغم ظاهر متنوع و متفاوتشان، همگی روی یک محور اساسی تأکید دارند و آن هم آگاهی از هیجانات، مدیریت آنها و برقراری ارتباط اجتماعی مناسب است (کریمی ، لیث صفار ، حسومی ، 1390 ، ص 2 ) .

پیتر سالوی و جان مایر در سال 1990، مفهوم اساسی نظریه خود را برای اولین دفعه با عنوان «هوش هیجانی» به چاپ رساندند ( اکبر زاده ، 1383 ، ص 6 ) .

سالوی ضمن اختراع اصطلاح (سواد هیجانی)[24] به پنج حیطه اشاره کرد که عبارتند از: خودآگاهی(شناخت حالات هیجانی خویش(، اداره کردن هیجان‌ها (مدیریت هیجان‌ها به روش مناسب)، خود انگیزی، کنترل تکانش‌ها (تأخیر در ارضای خواسته‌ها و توان قرار گرفتن در یک وضعیت روانی مطلوب)، تشخیص دادن وضع هیجانی دیگران، همدلی، برقراری­ رابطه با دیگران . با وجود اظهارنظرهای مختلف درباره هوش هیجانی، می‌توان گفت سالوی و مایر نخستین تعریف رسمی از هوش هیجانی را در سال 1990 بدین صورت منتشر کردند : توانایی شناسایی هیجان‌های خود و دیگران و تمایز بین آنها و استفاده از این اطلاعات برای هدایت تفکر و رفتار فرد (جلالی ، 1385 ، ص 5) .

در سال 1980، رون بارـ آن[25] اولین بار مخفف بهره هیجانی[26] را برای این دسته از توانایی‌ها به کار برد و اولین آزمون را در این مورد ساخت ( اکبر زاده ،1383 ، ص 6 ).  بار ـ آن، هوش هیجانی را عامل مهمی در شکوفایی توانایی‌های افراد برای کسب موفقیت در زندگی تلقی می‌کند رون بار- آن، با طرح الگوی چندعاملی برای هوش هیحانی، آن را مجموعه‌ای از استعداد‌ها و توانایی‌هایی می‌داند که افراد را در جهت سازگاری مؤثر با محیط و کسب موفقیت در زندگی آماده می‌کند؛ این توانایی‌ها در طول زمان تغییر و رشد می یابد با روش‌های آموزشی قابل اصلاح و بهبود است (  خامنه مهانیان ، 1385 ، ص 310 ) .

کوپر، ساواف[27] (1997) هوش هیجانی را بر مبنای دانش اولیه تناسب هیجانی، عمق هیجانی و کیمیا گری هیجانی تعریف کرده اند. در این تعریف دانش اولیه هیجانی آگاهی و دانش فرد از ماهیت و کنشوری احساسات خود است. تناسب هیجانی، در بر گیرنده انعطاف پذیری و میزان شدت احساسات و هیجانات می باشد. عمق هیجانی استعداد رشد و تقویت یا عمق بخشیدن به هیجانات تعریف می شود و کیمیاگری هیجانی، توانایی بهره گرفتن از احساسات و هیجانات در راستای خلاقیت تعریف می شود ( میرزاده کوهشاهی ، 1387 ) .

از نظر گلمن، هوش هیجانی دست کم چهار حوزه دارد:

1-  آگاهی هیجانی (برای مثال، توانایی جدا کردن احساسات از اعمال )

2-  مدیریت هیجانات (برای نمونه، توانایی کنترل عصبانیت)

3-  تشخیص هیجانات دیگران (برای مثال، دیدن دنیا از دریچه چشم دیگران)

4- اداره کردن روابط (توانای حل مشکلات و روابط ) (سانتراک ، 1385 ، صص 31 ، 32 ) .

به نظر گاردنر ، هوش هیجانی نیز دارای دو مؤلفه است:

الف) هوش درون‌فردی: نشان دهنده آگاهی فرد از احساسات و هیجانات خویش، ابراز باورها و احساسات شخصی واحترام به خویش و تشخیص استعداد‌های ذاتی، استقلال عمل در انجام کارهای مورد نظر، و در مجموع میزان کنترل شخص بر هیجان‌ها و احساسات خود است؛

ب) هوش میان‌فردی: به توانایی درک و فهم دیگران اشاره دارد به دنبال آن است که بداند چه چیزهایی انسان‌ها را بر می‌انگیزاند و چگونه می‌توان با آنها همکاری داشت. به نظر گاردنر، احتمالاً فروشندگان، سیاست‌مداران، معلمان، متخصصان بالینی و رهبران مذهبی موفق، هوش میان‌فردی بالایی دارند  ( جلالی ، 1385 ، ص 95) .

از نظر وی سینگر[28] هوش هیجانی استفاده هوشمندانه از عواطف است.  به این صورت که شما آگاهانه از عواطف خود استفاده می کنید و رفتار و تفکرات خود را در جهت اهداف خود هدایت می کنید تا به نتایج جالب توجهی دست یابید ( ملکی آوارسین ، سید کلان ، 1387 ، ص 117) .

به طور کلی سه رویکرد در هوش هیجانی وجود دارد :

نخست ؛ گلمن ( 1998 ) فرض می کند که هوش هیجانی شامل خصیصه هایی مثل انگیزش ، خوش بینی ، سازگاری و گرم بودن است که می تواند موفقیت در روابط انسانی ، کار و زندگی را پیش بینی کند .

دوم ؛ مایر و سالوی (1997 ) یک الگوی مبتنی بر توانایی در هوش هیجانی ارائه کرده است . آنها هوش هیجانی را به عنوان مجموعه  توانایی هایی که درک ، ابراز ، جذب و هدایت هیجانها به منظور بهبود رشد هیجانی و هوشی در نظر می گیرند .

سوم ؛ بار – ان (1997) یک الگوی شخصیتی یا آمیخته از هوش هیجانی ارائه کرده است که در آن برکنار آمدن با اضطراب تاکید زیادی شده است . او هوش هیجانی را این گونه تعریف کرده است : مجموعه ای از توانایی ها و مهارت ها ی هیجانی ، فردی و اجتماعی که افراد را قادرمی سازد تا به طور اثر بخشی با فشارها و تقاضاهای محیطی کنار بیایند ( مقدم و همکاران ، 1387 ، صص 101 ، 102 ) .

نظریه هوش هیجانی بار – اون : مدل دیگر در حیطه رویکرد مختلط به هوش هیجانی، «مدل بار- آن» است. “بار- آن” در سال ۱۹۹۷ مدلی چندعاملی برای هوش هیجانی تدوین کرده است. ازنظر وی هوش هیجانی شامل «مجموعه‌ای از توانایی‌ها، کفایت‌ها و مهارت‌های غیرشناختی است که توانایی فرد را برای کسب موفقیت در مقابله با احتیاجات و فشارهای محیطی تحت تاثیر قرار می‌دهد» ( فتی ، 1387 ، ص 104 ) .

صفات هیجانی در این نوع هوش رکن اساسی است که آن را از هوش شناختی متمایز می‌کند. هوش هیجانی فرد یک عامل مهم در تعیین توانایی موفقیت در زندگی است و به طور مستقیم سلامت روانی وی را تحت تاثیر قرار می‌دهد. هوش هیجانی همچنین با سایر تعیین‌کننده‌های مهم در توانایی فرد برای موفقیت در مقابله با اقتضائات محیطی مانند شرایط و پیش آمادگی‌های زیستی- طبیعی، استعداد عقلی- شناختی و واقعیت‌ها و محدودیت‌های درحال تغییر محیط نیز ترکیب می‌گردد .  “بار- آن” (۲۰۰۰) نشان داد که افراد دارای سن و جنس متفاوت نیم‌ رخ ‌های بهره هیجانی متفاوتی دارند. هوش هیجانی حداقل تا سن میانسالی افزایش نشان می‌دهد. افراد در دهه ۴۰ و۵۰ بهره هیجانی بالاتری نسبت به جوان‌ترها و مسن‌ترها دارند  ( صبوری ، 1391 ،).
حاجی‌زاده (۱۳۸۳)، به نقل از جک بلاک، زنان و مردان با هوش هیجانی بالا را چنین توصیف می کند:
مردان با هوش هیجانی بالا، در روابط اجتماعی؛ متعادل، شاد و سرزنده‌اند و در مقابل افکار نگران‌کننده یا ترس‌آور مقاوم‌اند. آنان ظرفیت بالایی برای تعهد و سرسپردگی برای مردم یا اهداف خود داشته، مسئولیت پذیر، دلسوز و با ملاحظه‌اند. چنین افرادی با خود، دیگران و اجتماع احساس راحتی دارند و از زندگی عاطفی غنی برخوردارند.  زنان باهوش هیجانی بالا، علاقه‌مندند که احساساتشان را مستقیما بیان کنند، راجع به خود مثبت فکر می‌کنند و مانند مردان هم گروه خود، اجتماعی و گروه‌گرا هستند. اینان شاد و آسوده خیال‌اند و به ندرت احساس نگرانی و گناه می‌کنند، زندگی برای آنان سرشار از معنا است و برای این‌که بتوانند شوخ طبع، خودانگیخته و درمقابل تجارب عاطفی پذیرا باشند، به قدر کافی با خود راحتند.  هوش هیجانی آگاهی از احساس و استفاده از آن برای اتخاذ تصمیم‌های مناسب در زندگی و توانایی تحمل کردن ضربه‌های روحی و مهار آشفتگی‌های روحی است، توانایی پس راندن افسردگی و یاس در هنگام تفکر و امید داشتن است ( اسناوندی ، 1390) .

بار- آن” هوش هیجانی را مشتمل بر۵ مولفه می‌داند که با استفاده از پرسشنامه بهره هیجانی “بار- آن” سنجیده می‌شود و این ۵ مولفه دارای ۱۵ خرده مقیاس است ( قنبری پناه ، 1386 ، ص163 ) .

الف – مولفه های درون فردی : که شامل:

• خود آگاهی عاطفی : توانایی اگاهی یافتن از عواطف خود و درک آنها .
• جرات ورزی : توانایی ابراز عواطف و ابراز خود به نحوی مفید و سازنده .
• حرمت نفس : توانایی درک و ارزیابی صحیح و مطلوب خود .
• خودشکوفایی : توانایی حرکت برای تحقق اهداف خود و شکوفا نمودن توانایی بالقوه فردی خود .
• استقلال : توانایی اتکابه خود و رهایی از وابستگی به دیگران ، است .

ب – مولفه های سازگاری : که شامل ،

• واقعیت آزمایی : توانایی اعتبار بخشی عینی و بیطرفانه به افکار و احساسات .
• انعطاف پذیری : توانایی انطباق و سازگار نمودن احساسات و افکار خود با موقعیت های جدید .
• حل مسئله : تتوانایی حل مسائل فردی و بین فردی می باشد .

ج – مولفه های خلق و خوی عمومی : شامل :

• خوش بینی : توانایی مثبت بودن و مثبت دیدن زندگی .
• شادکامی : احساس رضایت مندی از خود و دیگران است .

د –  مولفه های بین فردی : این بعد هم شامل :

• همدلی : توانایی آگاهی یافتن از عواطف دیگران و درک آنها .
• مسئولیت پذیری اجتماعی : توانایی شناخت مسئولیت های خود در مقابل اجتماع و درک این موضوع که جزیی از یک گروه اجتماعی هستیم .
• روابطه بین فردی : توانایی برقراری روابط خوب و مطلوب با دیگران است .

ه –  مولفه های کنترل نقش ها : که شامل :

• تحمل استرس : توانایی مدیریت عواطف خود به شکلی موثر .
• کنترل تکانه : توانایی کنترل عواطف است ( قنبری پناه ، 1386 ، صص 164 ، 165 ) .

نظریه هوش هیجانی گلمن : نظریه هوش هیجانی گلمن جامع ترین و معتبرترین نظریه در میان مدلهای هوش هیجانی است که اجزاء تشکیل دهنده آن به شرح ذیل است : ( آقایار و شریفی درآمدی ، 1386 ، ص 33)

• خود آگاهی : شناخت احساسات و عواطف خود به طور آنی و عمیق و استفاده از آن برای راهنمایی در تصمیم گیری های مناسب .
• خود تنظیمی : توانایی مهار و مدیریت هیجانات و حفظ آرامش برای کمک به تصمیم گیری و بهره گیری از توانمندی های شناختی به نحو مناسب، هماهنگی با هیجانات به نحوی که به جای اختلال در کارها ، در تسهیل آن به ما یاری رساند ( نوروزی ، 1387 ) .
• خود انگیختگی : استفاده از عمیق ترین علایق خود برای حرکت دادن و هدایت به سمت اهداف تا کمک کند پیشقدم شده و در جهت تکامل و پیشرفت تلاش کنیم ، نه اینکه منتظر مانده تا اینکه یک واقعه یا شخص باعث ایجاد انگیزه و حرکت در ما گردد .
• مهارت همدلی : درک آنچه افراد احساس می کنند ، توانایی در نظر گرفتن دیدگاه های دیگران و توسعه حسن تفاهم و هماهنگی با انسانهای گوناگون به منظور ارتقای کار گروهی ( به ویژه در محیط کاری و سازمانی) .
• مهارت های اجتماعی : در روابط با دیگران ، به خوبی کنار آمدن با عواطف خود و دیگران، فهم دقیق موقعیت ها و شبکه های اجتماعی ، مهارت خوب گوش کردن و خوب ابراز وجود کردن ، حل تضادهای و تعارضها و استفاده از این مهارت ها برای متقاعد سازی رهبری و مدیریت ( ملکی آوارسین ، سید کلان ، 1387 ، صص118، 119) .

خانم سوزان دون [29]می گوید : ” هیجانها می توانند عامل کاهش بهره وری ، ضعف قضاوت ،‌تصمیم گیری غلط ، جذب کارکنان نامناسب ، از دست دادن کارکنان لایق ، بی انگیزگی کارکنان ، فقدان کار گروهی و خود مدیریتی و در نتیجه کاهش عملکرد شوند و در عوض عامل افزایش بهره وری ، قضاوت صحیح ، تصمیم گیری هوشمند ، استخدام افراد شایسته و حفظ آنها ، ایجاد انگیزه در دیگران ، کار گروهی قوی و خود مدیریتی و در آخر افزایش عملکرد کارکنان نیز محسوب شوند ( اقایار ، شریفی در آمدی ، 1386 ، ص 66،67 ) .

• در مورد نظریه مایر و سالووی و کارسو [30] این است که هوش هیجانی بر عملکرد کاری و شغلی و تعاملات بین فردی تاثیر می گذارد ( گل پرور ، خاکسار ، 1389 ، ص 20) .
• گلمن همچنین مدعی گشته که چون هوش هیجانی تقریبا تمام جنبه های زندگی کاری را تحت تاثیر قرار می دهد بنابراین افرادی که دارای هوش هیجانی بالاتری هستند دارای عملکرد بهتری نیز خواهند بود . همچنین دی و کارول [31] رابطه بین ابعاد مختلف هوش هیجانی توانایی مدار را با عملکرد در تکالیف تصمیم گیری مورد اندازه گیری قرار دادند . آنها پی بردند که ادراک هیجانی به تنهایی با عملکرد بهتر در این نوع تکالیف ( تصمیم گیری ) مرتبط است (گل پرور ، خاکسار ، 1389 ، ص 21) .
• به نظر دانیل گلمن قابلیت هیجانی نشان میدهد چقد از توان بالقوه ما میتواند به تواناییهای ضمن کار تبدیل شود . هریک از ظرفیتهای هوش هیجانی در عملکرد شغلی موثر بوده و دارای ارتباط داخلی با هم است . این قابلیتها در برگیرنده اثرات مشخصی بر دیگران بوده است و یا توان سلسله مراتبی را دارد ( ظرفیت های هوش هیجانی بر پایه یکدیگر استوارند ) ویا هر یک از ظرفیتهای مزبور شرط لازم هستند ولی کافی نمی باشند (داشتن هوش هیجانی به هیج وجه متضمن شایستگیهای مورد نیاز نیست)این ظرفیتها باید پویا باشند ( مشاغل مختلف شایستگی متفاوتی را می خواهند ) ( آقایاری ، شریفی در آمدی ، 1386 ، ص 125 ، 126 ) .

 

 

 

 

مهارتهای ارتباطی

ارتباط، عالی‌ترین دستاورد بشر است و انسان به دلیل اجتماعی‌بودن به تعامل و بودن با دیگران نیاز دارد؛ بنابراین با توجه به تعریف ارتباط که در آن تفهیم، تفاهم و تسهیم دخیل است افراد باید توانایی صحیح درک، انتقال و تداوم ارتباط را کسب کنند و این همان مهارتی است که به دو صورت کلامی و غیرکلامی موجب ارتباط موثر و موفق میان افراد می‌شود. این دو ارتباط ازهم قابل تفکیک نیست؛ چرا که در حین برقراری ارتباط استفاده از زبان کلامی و زبان بدن همزمان اتفاق می‌افتد. اگر به گفت‌وگوی خود با فردی دقت کنید متوجه خواهید شد در حین ارتباط کلامی بخش عمده پیام ما از طریق ژست‌ها، حرکات بدن و نحوه نگاه‌کردن منتقل می‌شود ( بهبهانی ، 1392) .

برای برقراری ارتباط به تعبیری حداقل باید دو انسان وجود داشته باشند تا موضوع خاصی را به کمک ابزار یا وسایل ویژه ای به اطلاع یکدیگر برسانند . از این قضیه به عنوان فرایند ارتباطات نام می برند  ( سرمد ، 1390 ،ص 146 ) .

اگر چرخه ارتباط را محدود و مختصر کنیم و به رابطه بین فردی برسیم، دو فرد با یکدیگر در حال گفتگو هستند، آن که حرف می زند فرستنده، و آن که گوش می دهد گیرنده و آنچه بین آن دو رد و بدل می شود پیام نامیده می شود. در این رابطه بین فردی، از آنجا که نوع ارتباط افقی است جایگاه گیرنده و فرستنده قابل تغییر است. به سخن دیگر منبع می تواند به مخاطب یا به عکس، مخاطب می تواند به منبع تبدیل شود.

طبق تحلیل فوق مخاطب کسی است که در یک حرکت خطی از منبع ارسال پیام در انتهای همه  فرایندهای پیام قرار دارد. برای روزنامه مخاطب همان خواننده است. برای رادیو، شنونده و برای تلویزیون و سینما، بیننده و تماشاگر. افزون بر این، هر فرستنده ای می کوشد تا هنگام فکر کردن درباره مخاطب، مقولاتی چون نحوه ارائه پیام، میزان پذیرش توسط مخاطب، تمایلات و سن را در نظر بگیرد  ( جان رابرت ، 1376 ، ص 48 ) .

اما به طور کلی عناصر فراگرد ارتباطات عبارتند از :

• فرستنده پیام ( منبع ) : آغاز کننده ارتباط است و مطلب مورد نظر را به بیانی که برای گیرنده پیام قابل فهم باشد در می آورد ( سرمد ، 1390 ، ص 146 ) .
• گیرنده پیام : پس از دریافت ، آن را کشف رمز[32] کرده یا اقدام لازم را انجام می دهد ( که در این صورت فرایند ارتباطات به پایان می رسد ) ، یا مجددا رمز گردانی کرده ، واکنش خودش را به فرستنده پیام منعکس می کند ( بازخورد ) . در اینجا ممکن است فرایند ارتباطات به پایان برسد ، یا این فرایند یک یا چند مرتبه تکرار شود .
• موانع : منظور از موانع ، انواع عوامل یا وسایلی است که در برقراری ارتباط اخلال ایجاد می کند ( سرمد ، 1390 ،147 ) .

از آنجایی که ارتباط بر اساس تعاریفی که شد یک فراگرد محسوب می‌شود. این فراگرد دارای ویژگی‌های زیر است.
1- میان‌کنشی بودن ارتباط
هنگامی که می‌گوییم فرآیند ارتباط میان کنشی است، ما خود به خود بر آن باور گرایش خواهیم داشت که، این فراگرد بر پویایی رابطه میان انسانها استوار است. اکثر جامعه شناسان و دست اندرکاران علوم اجتماعی به معنی وسیع کلمه، میان کنش یا کنش متقابل را در مورد ارتباطات مبادله دو سویه پیامها بین دو انسانی که به عمل ارتباطی پرداخته‌اند می‌دانند که به تغییر و دگرگونی در یکی از آنها یا هر دوی آنها می‌انجامد.
میان کنش زمانی رخ می‌دهد که یک جریان و رابطه داد و ستدی دربین اجزای آن فراگرد به وجود آید. میان کنش در ارتباطات عموما به تبادل پیامها اطلاق می‌شود که میان دو نفر در جریان است که این خود، منتج به تغییر در پیامها شود. به گونه‌ای روشن، وقتی دو نفر در فراگرد ارتباطی درگیر می‌شوند، در تمام لحظه‌های تبادل و میان کنش، هر یک دگرگون می‌شوند و این دگرگونی خود ناشی از دگرگونی در نگرشها و تمایلات هر یک از آنها است. پیامها چه کلامی و چه غیر کلامی، تاثیری در طرف مقابل می‌گذارند و آن تاثیر منجر به دگرگونی در نگرشها و رفتارهای فرد مقابل می‌شود و او را بر آن می‌دارد که از طریق مکانیزم باز خور عکس العملی نشان دهد که متمایز با آنچه که قبلا خود نشان داده است، باشد. این خود، در فرستنده پیام تاثیر می‌گذارد و او نیز دگرگون می‌شود و ممکن است با شدت بیشتر به کار خود ادامه دهد و یا اینکه از تاب و توان گذشته خود بکاهد.

گاه ممکن است چنین به نظر آید که فقط یکی از طرفین فراگرد ارتباطی دگرگون شده است و طرف دیگر تغییری از خود نشان نمی دهد. پژوهشهای دقیق و خرده نگر، نشان داده‌اند که چنین نیست. هر دو طرف فراگرد ارتباطی تغییر می‌پذیرند، هر چند که ممکن است یکی از آنها چنین تغییری را کمتر از خود بروز دهد و سعی در پنهان کردن احساس و رفتار خود کند. خواه ناخواه انسانی که در فراگرد ارتباطی درگیر شده است. دگرگون می‌شود و این دگرگونی با شدت و ضعف در او نمایان خواهد شد گاه دگرگونی در باورها و نگرشها است، و گاه در احساسات و زمانی در رفتار.  در ارتباطات آنچه میان دو نفر مبادله می‌شود پیام است. پیام عموما به آنچه نوشته و یا گفته می‌شود اطلاق می‌شود. اما باید توجه داشت که پیام فقط به گفتار و نوشتار خاتمه نمی‌یابد. بخش عظیمی از پیامهایی که میان مردم مبادله می‌شود در کسوت گفتار و نوشتار نمی‌آید. بلکه اعمالی هستند که بیشتر انجام می‌دهند و حرکاتی که از آنان به منصه ظهور می‌رسند.  به عبارت دیگر، رفتارها، طرز لباس پوشیدن، بلندی و کوتاهی موی سر و یا ریش، نوع وسیله نقلیه که استفاده می‌کنند. همه و همه پیامی هستند که از فردی به دیگری منتقل می‌شود و به او تفهیم می‌کند که طرف مقابل چگونه آدمی است و چگونه می‌اندیشد و چه احساسی دارد. اگر چیزی که ما می‌پوشیم و یا حرکتی که انجام می‌دهیم معنی خاصی را به دیگران منتقل می‌کند. می‌تواند پیامی از سوی ما به آنان باشد و آن هم می‌تواند هم در سطح ملی و هم در سطح بین‌المللی ارتباطی را به وجود آورد ( دریاباری ، 1391 ) . 

• تعاملی یا مراوده‌ای بودن ارتباط
  فراگرد ارتباطی در محیط شکل می‌گیرد و انجام می‌پذیرد. محیط نه تنها به فراگرد ارتباطی و نوع آن تاثیر می‌گذارد. بلکه به ادراکات[33]، آنچه بین خود ردو بدل می‌کنیم. و حتی در سطحی که ارتباط می‌گیریم نیز تاثیر می‌گذارد. ما در خلاء با یکدیگر ارتباط نمی‌گیریم.

کنشها و واکنشهای ما در مقابل یکدیگر در چارجوب نظامهای اجتماعی [34]و شرایط فیزیکی حاکم برماست. آنچه شما در خانه با والدین یا خواهران و برادران خود در میان می‌گذارید، کاملاً متفاوت از آن است که در دانشگاه یا کارخانه با دوستان خود در میان می‌گذارید. یا به استادان و رؤسای خود می‌گویید. علاوه بر این، آنگونه که شما به جهان و دگرگونیهای آن می‌نگرید با توجه به عوامل محیطی و نظام اجتماعی بر رفتار ارتباطی شما اثر می‌گذارد. محیط فیزیکی و شرایط اجتماعی که در آن قرار می‌گیریم نگرش و رفتار ما را همانگونه که دیدیم تغییر می‌دهد و در نتیجه ما با دیگران همواره به گونه‌ای متفاوت ارتباط برقرار می‌کنیم. به عبارت دیگر ارتباط ما با دیگران موکول به وضعیت و شرایط حاکم برماست. ارتباط ما با دیگران همواره متفاوت است و ما خود نیز همواره در حالت متفاوتی نسبت به قبل خود هستیم. به گفته جیمزمک کر ا کسی[35] رفتار ارتباطی ما تغییر پذیر است و ما در مورد یک واقعیت به گونه‌های متفاوت عمل می‌کنیم». بر این اساس. واقعیت در نظر ما با توجه به فراگرد ارتباطی ما با دیگران شکل می‌گیرد واقعیت آن چیزی است که از طریق ارتباط با دیگران برای ما پدید آمده است ( سعادت زاده ، 1389 ) .

مهمتر آنکه ما بخشی از «خود» را از طریق ارتباطات با دیگران در میان می‌گذاریم. بدین سان شدنی است که، ادراک ما از جهان- یا واقعیت از نظر ما- دائماً در معرض دگرگونی است و بستگی به آن دارد که در کجائیم و محیط جغرافیایی و شرایط اجتماعی و فرهنگی حاکم بر ما چگونه است و این عوامل بر روی ما در آن برهه خاص از زمان چه تاثیری گذارده‌اند. ممکن است برخی از ما این تجربه مشترک را داشته باشیم که پس از سالهای سال دوری، از دوستی که در دوره کودکی و یا دبیرستان با ما بوده و بسیار صمیمی بوده‌ایم روبرو شویم. آن دوست در گذشته نزدیکترین فرد به ما در زندگی بوده است، و ما از همه چیز یکدیگر با خبر بوده‌ایم. اما اینک پس از چند سال جدایی و تغییر شرایط اجتماعی و فرهنگی برای هر کدام از ما- یکی در دانشگاه و دیگری در محیط بسته کار– احساس می‌کنیم دیگر نمی‌توانیم به درستی با یکدیگر ارتباط داشته باشیم. حرف یکدیگر را نمی‌فهمیم و وجود یکدیگر را به راحتی نمی‌توانیم تحمل کنیم. چیز زیادی برای گفتن و در میان نهادن با یکدیگر نداریم. ارتباط بین ما با دشواری انجام می‌پذیرد. این دشواری از این رو پدید آمده است که ما دیگر در یک محیط و شرایط یکسان با یکدیگر نیستیم. یکی دانشجوست و دیگری کارگری ساده، یکی تجارب فراوانی در محیط کار بدست آورده است و دیگری دنیای وسیعی از تفکرات و آگاهیهای علمی به رویش گشوده شده است. دیگر نزدیکی و یگانگی گذشته نمی‌تواند بین ما دو نفر پدید آید. مگر آنکه باز ما دو نفر در شرایط یکسان قرار گیریم. نزدیکی[36] که در ارتباط بین شخص، مبحثی گسترده و جالب توجه است در حقیقت بر پایه‌های یکسان محیط جغرافیایی، اجتماعی و فرهنگی و نگرشی شکل می‌گیرد. تفاوت هر یک از عوامل فوق در طرفین ارتباط درجه نزدیکی را کاهش می‌دهد. این تجربه بیانگر این واقعیت است که ارتباط در فضا و محیطی که بر ادراک ما تاثیر دارد شکل می‌گیرد و این فضا یا محیط است که اشکال و شیوه‌های ارتباطی را برای ما رقم می‌زند  ( سعادت زاده ، 1389 ) .

• ارتباط یک تبادل است :

در این دیدگاه ماهیت پویا و متغییر این فرآیند مورد توجه است و بر تاثیر و تاثر ارتباط برقرار کنندگان بر یکدیگر در یک سیستم دو سویه تاکید می‌شود (هارجی ، ساندرز ، دیکسون،۱۳۷۷، ص۲۴).

• ارتباط اجتناب ناپذیر است :

به نظر طرفداران دیدگاههای فراگیر در مورد اجزای ارتباط در موقعیت‌های اجتماعی که افراد از حضور هم آگاهند و تحت تاثیر کارهای یکدیگر هستند گریزی از ارتباط نیست ( دریاباری ، 1391) .

• ارتباط هدفمند است :

یکی دیگر از ویژگیهای ارتباط، هدفمندی آن است: طرفین ارتباط هدفهایی دارند، آنها می‌خواهند از ارتباط خود نتیجه مطلوب بگیرند (هارجی ، ساندرز ، دیکسون،1377، صص 25 ، 26 ) .

• ارتباط چند بعدی است :

یکی دیگر از ویژگیهای مهم ارتباط، چند بعدی بودن آنهاست، چون پیام‌ها بندرت به صورت جداگانه و مجزا مبادله می‌شوند ( هارجی ودیکسون ، 1377 ، ص 27 ) .

• ارتباط برگشت ناپذیر است :

به بیان ساده می‌توان گفت که وقتی چیزی را گفتیم نمی‌توانیم آن را( پس بگیریم) گاهی با فاش کردن یک راز، اعتماد دیگران را از خودمان سلب می‌کنیم اما دیگر کار از کار گذشته است، و گفته‌ ما برگشت‌ناپذیر است.
البته منظور این نیست که نمی‌توان پیامدهای شخصی و رابطه‌ای این عمل را اصلاح کرد. ما برای اصلاح وقایع و برای آنکه کمتر سرزنش شویم باید ماجرا را دوباره تعریف کنیم، به همین خاطر به مکانیسم شرح[37] متوسل می‌شویم. منظور ما از شرح ، توضیح دادن اعمال مبهم و مشکل آفرین است (هارجی ودیکسون ، 1377 ، ص 28) .

ما در مطالعه ارتباطات، با انواع پیوند‌های اجتماعی در جامعه سر و کار داریم. در اینجا می‌کوشیم ضمن تقسیم‌بندی ارتباطات از لحاظ محتوا و کارکرد، هر یک از آنها را بطور جداگانه بررسی کنیم .

1)  ارتباط با خود : عبارت است از اینکه جریان تفهیم و تفاهم را در درون خود انجام می‌دهیم، که یک نوع ارتباط درونی است. ارتباط با خود دربرگیرنده مشکلات درونی، یا حل وتعارضات درونی فرد است. این ارتباط علاوه بر برنامه‌ریزی برای آینده، عملکرد عاطفی و ارزیابی خود و دیگران و روابط میان خود و دیگران را مورد توجه قرار می‌دهد. این ارتباط کاملا باید شناخته شود. زیرا، مبنای برای ارتباطات بعدی است، ارتباط با خود عمل مداوم و پیوسته و فراگیر در زندگی روزمرّه همه انسانها است ( زمانی پور ، 1384 ) .

2)   ارتباط خصوصی و بدون واسطه : ارتباطی است فوری رو در رو که طی آن، پیام مستقیماً میان پیام دهنده و پیام گیرنده (یا دو گروه کوچک) رد و بدل می‌شود.

ویژگیهای این پیام عبارتند از :

الف) فرصت جا به جایی پیام گیرنده و پیام دهنده.

ب) فرصت تصحیح یکدیگر

ج) ارتباط چهره به چهره و عمیق.

د) قابل رؤیت بودن آثار پیام.

3)   ارتباط جمعی یا عمومی: ارتباط جمعی، نوعی از ارتباط است که براساس آن فرد با تعداد کثیری از انسانهای دیگر ارتباط برقرار می‌کند. این ارتباط فراگرد تفهیم و نفاهم و تسهیم معنی با شمارکثیری از انسانهای دیگر است. امروزه به این ارتباط توجه زیادی مبذول می‌شود و دست‌اندرکاران سیاست، تجارت و غیره کم و بیش، بیشترین تلاش خود را در جهت بهبود آن مبذول داشته و خود را ملزم و مکلّف به شناخت بهتر آن و فراگیری نکات ظریف آن می‌دانند. این ارتباط از طریق ( روزنامه کتاب، امواج رادیو، و غیره ) برای گروه غیرمحدودی از مردم با سرعت زیادی انجام می‌گیرد ( محسنی ، 1389 ) .

ویژگیهای این ارتباط عبارتند از

الف) پیامگیران نا آشنا، پراکنده

ب) بازگشت پیام یا بازخورد با تأخیر

ج) سرعت عمل زیاد

د) تکثیر پیام

ه‍ ) ارتباط سطحی ناپایدار

4) ارتباط نوشتاری: ارتباطی است که در آن، اصطلاحات از طریق قلم بر کاغذ نقش می‌بندد

(مانند روزنامه، نامه، کتاب، و غیره)

5) ارتباط غیر نوشتاری: ارتباطی است که اطلاعات و افکار از طریق امواج ( مانند رادیو، تلویزیون، تلفن و تلگراف و غیره)

6) ارتباط ملّی: ارتباطی است که پیام‌ها، اطلاعات و مفاهیم، از طریق وسایل ارتباطی جمعی (مانند رادیو، تلویزیون و مطبوعات )در چارچوب جغرافیایی یک کشور منتشر می‌شود ( فقیهی ، 1391 ) .

7) ارتباط فرا ملّی: پیام‌ها و اطلاعاتی که از طریق ماهواره‌ها مرزهای جغرافیایی را در می‌نوردد و موجبات نزدیکی میان انسانها بر روی کره زمین می ‌َشود.

8) ارتباط کلامی: در این نوع ارتباط، اصطلاحات و افکار از طریق غیر زبانی و گفتار منتقل می‌شود .

9) ارتباط غیر کلامی: ارتباطی است که مفاهیم و معانی غیر زبانی و گفتاری میان انسانها منتقل می‌شود  . (مانند عکس،‌تصویر، فیلم و غیره ) ( حقیقی ، 1391) .

10) ارتباط ابزاری یا ماشین: در این نوع ارتباط، گردش اطلاعات میان دو ابزار یا ماشین رد و بدل می‌شود (مانند انتقال اطلاعات مخزن با بلندگو و صفحه تلویزیون)

11) ارتباط زمانی: ارتباطی است، که انتقال اطلاعات باید در زمان معین انجام گیرد در غیر این صورت، ارزش چندانی ندارد، (مانند گزارش‌های خبری)

12) ارتباط غیر زمانی: برعکس ارتباط زمانی مانند کتابخانه

13) ارتباط سازمانی: در این نوع ارتباط، انتقال اطلاعات و دریافت پیام امکانات گسترده فنی و برنامه ریزی و سازماندهی و نیز بودجه و پرسنل و … نیاز دارد.

14) ارتباط نمادین: ارتباطی است که طی آن، در قالب علائم و نشانه‌ها از طری حواس فرد و دریافت می‌شود (مانند حالات چهره پیام دهنده، حرکات و ژستهای او، لحن صحت او و …) این عوامل و بسیاری عوامل دیگر، بخش از پیام هستند که پیام گیرنده، آنها را نشانه خوانی می‌کند، این حالات و حرکات می‌تواند از فرهنگ به فرهنگ دیگر متفاوت باشد ( اشرفی‌ ریزی ،1386 ، ص 24 ) .

ارتباط به طور کلی دونوع است کلامی (شفاهی ) و غیرکلامی مجموع روابطی را که از طریق گفتگو حاصل می‌شود ارتباط کلامی می‌‌گویند.مهارت کلامی یا گفتن ،  بین مهارت‌های چهارگانه مدیران، بیشترین کاربرد را دارد و برای گفتگو با کارکنان به صورت فردی یا گروهی و برگزاری نشست‌های مؤثر بسیار مهم تلقی می‌شود  (سجادی ، 1391) .

بیشترین زمان ارتباطی افراد به دو مهارت صحبت کردن و گوش کردن می گذرد. این دو مهارت مکمل یکدیگر بوده و به نوعی از هم تفکیک ناپذیرند زیرا افراد نمی توانند تنها گوینده و یا شنونده صرف باشند و این امر وابسته به موقعیت بوده و ممکن است فردی که در حال حاضر گوینده است بلافاصله در مقام شنونده قرار گیرد و بالعکس ( خطیب زنجانی ، محرری ، 1389 ، ص 27 ) .

در زندگی انسان هیچ رفتار ارتباطی به اندازه ارتباط کلامی وسعت و تأثیر ندارد و هیچ پدیده ارتباطی این قدر با زندگی انسان عجین نیست . روان شناسان در این مورد اتفاق نظر دارند که از راه زبان ، انسان تحول اساسی پیدا می کند . بعضی از نویسندگان عقیده دارند که سخن گفتن فی نفسه مجذوب کننده است .  میزان گفتگوهای افراد بخش عمده ای از زندگی روزانه آنان را فرا می گیرد ( میلر ، 1385، ص7) .

ارتباط انسانی فرایندی است که یک شخص ، مفهومی را به ذهن شخص دیگری (یا اشخاص) با استفاده از پیام های کلامی یا غیر کلامی منتقل می کنند (ریچموند،1387،ص81) .

به طور کلی ارتباطات کلامی شامل کلماتی است که بر زبان می آوریم برای مثال جذاب بودن محتوای کلام ، تهدید آمیز نبودن آن ، شور انگیز بودن موضوع صحبت ، قابل فهم بودن کلام و … که باعث تسهیل ارتباط می گردد ، از این دست در واقع به مجموعه روابطی که از طریق سخن و گفتگو حاصل می شود ارتباط کلامی می گویند . برای اینکه در روابط خود موفق شویم باید از کلمات با دقت استفاده کنیم . هر کلمه ای احساسات ، عواطف خاص و عملکرد متفاوتی را در افراد بر می انگیزد اگر کلمات در مکان مناسب خود به کار برده شوند به سرعت بر جسم و روح افراد تاثیر می گذارند . بیان الفاظ دلپذیر و موزون موجب می شود شخص مقابل با متانت به سخن ما گوش فرا دهد . اما  عبارت های مغرضانه و کینه جویانه اغلب خشم فرد دیگر را بر می انگیزد و اورا به جبهه گیری دعوت می کند و در نهایت روابط را به دشمنی و تعارض و نبرد می کشاند ( سجادی پور ، 1386 ، ص 29 ) .

گوش دادن فعال با همدلی با گوینده تشدید می شود  .گوش فرادادن یک مهارت حیاتی است که در هنگام بروز تعارض افراد کمی آن را به کار می گیرند.در هنگام بروز تعارض افراد کم تر به حرف یکدیگر گوش می دهند (مرادی ، 1391 ) .

مهارت شنودی ( گوش دادن ) :  یعنی توانایی مدیر در توجه به پیشنهادها یا سؤالات دیگران و درک آنها (آهنچیان ، منیدری ، 1383 ، ص 42 ) .

ارتباطات شنیداری چالش عمده مدیران امروزی است.مدیران در دنیای اشاره نوشتار وگفتار عمل می کنند.بیشتر وقت مدیران در ارتباطات با دیگران می گذرد ومهارت درامر ارتباطات شرط اصلی کامیابی مدیران امروزی است ( خاکی ، 1387 ) .

در برقراری ارتباط موثر گوش دادن اهمیت زیادی دارد.ما برای پاسخ دادن مناسب به دیگران باید به پیام های آنان توجه کنیم وخوب گوش دهیم . گوش دادن واقعی به معنای ساکت بودن وگوش فرادادن به آنچه دیگران می گویند ،است . شرط اصلی گوش دادن تمایل وخواست واقعی برای این کار است ( رادفر وهمکاران ، 1387 ، ص 4) .

در گوش دادن واقعی منظور این نیست که یک گوشه نشسته ودهانمان هم بسته باشد .گوش دادن فرایند فعالی است که لازمه آن مشارکت است (رادفر وهمکاران ، 1387 ، ص 4) .

مفهوم مهارتهای ارتباطی شنیداری ( گوش دادن) ،  این نیست که در هنگام گوش دادن به صحبتهای یک فرد، صرفاً گاهگاهی سر تکان دهیم و با ذکر کلمه ها و عباراتی مانند : صحیح، آهان، که اینطور، عجب و … وانمود کنیم که به صحبتهای او گوش میکنیم. در فرایند ارتباط مستقیم، بین ما و مخاطب برای برقراری ارتباط، واسطه ای وجود ندارد، درک پیام حائز اهمیت است. این امر هنگامی تحقق خواهد یافت که پیام گوینده را دقیقاً و بی کم و کاست بشنویم. در غیراین صورت، محتوای پیام و هدف گوینده را درک نخواهیم کرد و ارتباط مؤثر و هدفمند بین ما برقرار نخواهد شد ( عباسی ،  1390 ) .

ارتباطات بین فردی ، از جمله گسترده ترین ارتباطات انسانی است . همچنین از ارکان مهم و مبنای شکل گیری یک نظام اجتماعی حضور اقشار مختلف مردم و پیوند و ارتباط میان این افراد است . جامعه انسانی نیز به عنوان نظامی اجتماعی ، میان اجزاء آن ارتباط و پیوند وجود دارد .

ما بخش عمده ای از زندگی خود را در ارتباط با دیگران سپری می کنیم و یا در فکر آن به سر می بریم که ارتباطات موثری داشته باشیم. مهم ترین ابزار ارتباط زبان است، اما اولین ابزار ارتباط میان فردی لبخند اجتماعی است که بین هفته دوم تا هشتم ابراز می شود . انسان موجودی اجتماعی است به همین خاطر به روابط بین فردی نیاز دارد. سلامتی روان ما هم بستگی کاملی با کیفیت روابطمان با دیگران دارد. بسیاری از دانشمندان یکی از شاخص های سلامتی را میزان برقراری و حفظ روابط و تشریک مساعی با دیگران ذکر می کنند. افرادی که در این نوع روابط دچار مشکل هستند، اغلب دچار اضطراب های بیهودگی و انزوای روز افزون می شوند. به همین دلیل برای دور ماندن از رنج و تنهایی و کسب محبت مجبور به برقراری روابط انسانی موثر و مفید هستیم ( عاشوری ، 1390) .

درکتب ارتباطی خصوصا مبانی ارتباطات ، ارتباط را به انواع مختلفی چون : خصوصی ، جمعی ، نوشتاری ، ملی و فراملی ، کلامی و غیر کلامی ، انسانی و غیر انسانی ، سازمانی و غیری سازمانی و نمادین و …. تقسیم می کنند . اما به نحو کلی ارتباط را می توان به دو نوع انسانی و غیر انسانی تقسیم کرد که دو طرف ارتباط ، فرد و انسان مختار و عاقل قرار دارند این ارتباطات انسانی در سه سطح درون فردی ، میان فردی و جمعی قابل تقسیم هستند . (( ارتباط درون فردی یا همان ارتباط با خود به فعالیت هایی مانند پرورش افکار ، تصمیم گیری ، گوش دادن ، خود نگری و … گفته می شود . ارتباط میان فردی ، به ارتباط و مراودات بین دوفرد اطلاق می شود این نوع ارتباط شامل گفتگو ، مصاحبت و مذاکره گروهی و … می شود .در ارتباط جمعی ، فرد پیامی را به جمعی از مخاطبان می فرستد .این نوع ارتباط ممکن است مستقیم ، نظیر ارتباط چهره به چهره که طی آن پیامی از گویند به شنوندگان منتقل می شود یا مانند پیامی که توسط ابزارهایی مانند رادیو و تلویزیون پخش می شود ، غیر مستقیم باشد )) ( بستانی ، 1386 ، ص 15 ) .

بدین ترتیب ارتباط میان فردی را اینگونه تعریف میکنیم :

فرایند پویا و پیوسته ، مبتنی بر همگرایی و اعتمادی متقابل بین دو فرد است که در آن با استفاده از گفتار ، نوشتار ، علایم و رفتار ،‌ فکر ، پیام و یا اطلاعات ، مبادله می شوند .  که این تعریف دارای ویژگی های زیر است :

• ارتباط یک فرایند است : برای برقراری ارتباط باید حداقل دو نفر در سلسله رویدادهایی مستمر و پویا درگیر شوند که طی آن ، هر دو یک از آنها تحت لوای نظام تعیین کنندگی متقابل بر یکدیگر تاثیر می گذارند و از یکدیگر تاثیر می پذیرند . این دو نفر به طور همزمان یکدیگر را در چنین بافتی ، ادراک و ماوقع را معنا کرده و براساس همین ادراکات و معانی در مورد نحوه واکنش و پاسخ خود تصمیم گیری می کنند ( هارجی ، ساندرز ، دیکسون ، 1377 ، ص 21) .
• ارتباط یک تبادل است : علی رغم نظر برخی نظریه پردازان قدیمی چون کلود شانون و وارن ویوور [38] که ارتباط را فرایند خطی می دانستند که طی آن ، منبع ، پیام را فرمول بندی و به گیرنده منتقل می کرد ، نظریه پردازان دیگر چون مایرز به ماهیت پویا و متغیر فرایند ارتباط توجه داشته و بر تاثیر ارتباط برقرار کنندگان بر یکدیگر در یک سیسیتم دو سویه تاکید دارند . این تاثیر بین افراد ، همان تبادلی است که ارتباط ، در بردارنده آن می باشد . چناچه یکی از طرفین ارتباط ، داخل این سیستم دو سویه ارتباطی نشود ، ارتباط به معنا واقعی خود شکل نگرفته است این دیدگاه به دیدگاه تعاملی یا تبادلی نیز معروف است (هارجی ، ساندرز ، دیکسون ، 1377 ، ص 24 ) .
• ارتباط هدفمند است : یکی دیگر از ویژگی هایی که در تعریف اصلاحی ارتباط میان فردی بیان شد هدفمندی ارتباط است ،(طرفین ارتباط هدفهایی دارند،آنها می خواهند از ارتباط خود نتیجه ای مطلوب بگیرند،همین هدفمند است که نیروی محرکه ارتباط را افزایش میدهد و تبادل مورد نظر راجهت دار می کند) (هارجی ، ساندرز ، دیکسون ، 1377 ، ص 25 ) .

برای بررسی دقیق‌تر مفهوم ارتباطات سازمانی ابتدا به توضیح مفاهیم سازمان و ارتباطات می‌پردازیم. سازمان به مجموعه‌ای اجتماعی، هدفدار و وظیفه مدار اطلاق می شود. مجموعه ای که هر کدام از اعضای آن دارای هدف های فردی هستند و کل مجموعه به عنوان یک نظام دارای اهداف سازمانی می‌باشد. این مجموعه برای انجام فعالیتهایش به نوعی هماهنگی در چارچوب یک ساختار سازمانی نیازمند است. هیچ سازمانی نمی‌تواند در خلاء به وجود آید یا در آن به ادامه فعالیت بپردازد، بلکه همه سازمانها توسط محیطهای اجتماعی پیرامون که هم بر آنها اثر می‌گذارند و هم از آنها تاثیر می‌پذیرند احاطه شده اند.  برای هریک از افراد در یک سازمان دو مفهوم مهم وجود دارد؛ یکی مفهوم سازمان که حیاتی ترین امر در پروسه شغلی هر فرد است و دوم مفهوم ارتباط است که یک المان منحصر به فرد برای فهم نحوه عمل سازمان و دانستن وظیفه فرد برای ارتقاء و پیشرفت سازمان است. درحقیقت برای یک فارغ التحصیل دانشگاه هیچ فعالیت تخصصی نیست که نیاز به عضویت در یک سازمان را نداشته باشد ( داوود آبادی ، 1388) .

ارتباطات نقطه آغاز کلیه وظایف مدیریتی است. بدون ارتباطات، برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درک اطلاعات وانتقال آنها ممکن نیست. ارتباطات عبارت است از فرایند ارسال اطلاعات از طریق یک شخص به شخص دیگر و درک آن توسط شخص گیرنده یعنی انتقال و سهیم شدن در اندیشه ها و عقاید و واقعیتها به گونه ای که گیرنده، آنها را دریافت و درک کند. به عبارت دیگر ارتباطات فرایندی است که به وسیله آن افراد در صدد بر‌می‌آیند تا در سایه مبادله پیامهای نمادین به مفاهیم مشترک دست یابند.

ارتباط سازمانی فرایندی است که مدیران را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معنی با افراد فراوان داخل سازمان و افراد در ارگان‌های مربوط به خارج از آن سیستم توانا می‌سازد. انواع ارتباط سازمانی عبارتند از: ارتباطات عمودی در سازمان، ارتباطات رسمی و ارتباطات غیررسمی. ارتباطات عمودی از بالا به پایین با اهداف هدایت، آموزش، اطلاع و ابلاغ دستورات مقامات مافوق به زیردستان می‌باشد و ارتباطات عمودی از پایین به بالا جهت ارائه گزارش، پیشنهاد، ادای توضیحات و درخواست‌های گوناگون می‌باشد. در ارتباطات از پایین به بالا هر گاه زیر دست دریابد مافوق نسبت به پاره‌ای اطلاعات واکنش منفی از خود نشان می‌دهد آن گاه در ارسال آن نوع اطلاعات امساک کرده یا آنها را تعدیل می‌کند. در ارتباط از بالا به پایین هر گاه مدیران از دادن اطلاعات واقعی و کافی به زیردستان خودداری کنند آن گاه مرئوسان اعتماد خود را نسبت به آنان از دست داده و نمی‌توانند پاسخ‌های صحیح و درستی به پیام‌های ارتباطی آنها بدهند و این امور باعث تنش‌هایی در سازمان می‌شود (فولادگر، 1384 ، ص 10 ) .

ارتباط رسمی در گروه‌های کوچک رسمی شامل شبکه‌های همه جانبه، چرخی و زنجیره‌ای هستند. در ارتباط  همه‌جانبه همه اعضا می‌توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند. در شبکه چرخی رهبر به عنوان کانون و مرکز این ارتباطات فعالیت می‌کند و در شبکه زنجیره‌ای یک زنجیر فرماندهی رسمی وجود دارد. وجود هر یک از این سه شبکه به هدف گروه بستگی دارد. افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف مانند علایق و سلیقه‌های مشترک، همفکری‌ها و همدلی ها، الفت و نزدیکی‌ها و غیره با هم رابطه برقرار می‌کنند و شبکه ارتباطات غیر رسمی را تشکیل می‌دهند. ارتباطات غیر رسمی در سازمان گاهی اوقات آنقدر توسعه می‌یابد که ارتباطات رسمی در آن محو می‌شود. در صورتی که ارتباطات غیررسمی با اهداف سازمان در تعارض باشد در راه رسیدن به این اهداف اختلال ایجاد می‌کند و در جو سازمان تنش پدید می‌آورد. هر گاه مدیر این گونه روابط را در راستای اهداف سازمانی ببیند آن گاه باید از آنها بهره گیرد و هر گاه آنها را مخالف و بازدارنده ببیند آن گاه باید در توقف این گونه روابط بکوشد تا بتواند تنش‌زدایی کند ( فولادگر، 1384 ، ص 10 ) .

به عبارت دیگر ارتباطات سازمانی فرایندی است که به وسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی به افراد و ارگان های مختلف داخل و خارج سازمان راه اندازی می‌کنند. ارتباطات، نظامی برای هماهنگی و یکپارچه سازی و ایجاد زمینه مشترک برای فعالیت سازمان و در نهایت افزایش بهره وری سازمان است.

می‌توان یک سازمان را به بدن انسان تشبیه کرد که مدیریت، سر آن است، یعنی سازمان یک موجود زنده و نظم یافته است. همانطور که بدن انسان برای انتقال پیام های مغز که کی بخورد، کی بخوابد، کی بایستد و … به سیستم عصبی تکیه دارد؛ یک سازمان هم به ارتباطات سازمانی برای رسیدن به اهداف خود نیازمند است. اگر در بدن انسان، اختلال فیزیکی یا عصبی به وجود بیاید یعنی مانعی در راه جریان آزاد پیام ها ایجاد شود، عواقب منفی به دنبال خواهد داشت به همین صورت اگر مشکلی در ارتباطات سازمانی ایجاد شود، باید به صورت سریع و کامل برطرف شود. درک مفهوم ارتباطات سازمانی، اثربخشی کارکنان سازمان را افزایش می‌دهد و کمبود اصول ارتباطات سازمانی باعث ایجاد مشکل در سازمان می‌شود ( داوود آبادی ، 1388) .

از مهم ترین مزایای مهارت های ارتباطی عبارتند از :

کنترل کارمندان:
کنترل کارمندان نیازمند ارتباط پایدار و موثر است. اگر نتوانید با افراد زیردستتان رابطه برقرار کنید، توانایی شما در مدیریت محدود خواهد شد و روحیه ی کارکنان را از بین خواهد برد. نیاز به برقراری ارتباط به طور صحیح در زمانهای مامور کردن، تشویق کردن، درک کردن کارمندان و آموزش دادن به آنها الزامی است.
ارتباط خوب با کارمندان، به شما فرصت می دهد بتوانید آنها را ترغیب و تشویق کنید و انگیزه ی لازم برای کار را به آنها بدهید. داشتن مهارت برقراری ارتباط صحیح، از شما مدیری بهتر و کامل تر می سازد ( مبینی ، 139).

برخورد با افراد خارج از سازمان  :
چه برای یک شرکت کار کنید یا یک سازمان یا اداره ی دولتی، باید با افرادی خارج از آن شرکت یا سازمان از طریق تلفن ارتباط برقرار کنید. داشتن مهارتهای برقراری رابطه، باعث می شود بتوانید در چنین موقعیتی هم خود و شرکتتان را به بهترین شکل به طرف مورد نظر نشان دهید، از اینرو تاثیرگذاری شما دو برابر اهمیت پیدا می کند، اول به خاطر تصویری که از شرکت یا سازمان محل کار خود به آنها نشان می دهید، دوم به خاطر پیشرفت کاری خودتان ( عزیزی ، 1385 ) .
ایجاد اعتماد به نفس :
با پیشرفت مهارتهای ارتباطیتان، خواهید دید که اعتماد به نفستان نیز رو به افزایش است، از این رو تقویت مهارتهای ارتباطی می تواند جزء استراتژی های طولانی مدت شما برای رسیدن به موفقیت باشد.
بهتر است بدانید که ارتقاء مهارتهای ارتباطی در جنبه های مختلف زندگی شما، فواید و منافع متعدد دیگری نیز دارد ( مبینی ، 1390) .

سازمان به عنوان یک نهاد اجتماعی به دلیل اهداف بنیانی فراتر از ارتباطات روزمره، نوعی ارتباطات سازمانی بین افراد برقرار می کند. بدیهی است که در این زمینه ارتباطات و چگونگی جهت گیری آنها به سمت اهداف سازمانی از نکات ضروری مورد توجه مدیران است. مدیران نیز دریافته اند که ارتباط مؤثر با منابع انسانی و درک انگیزه های ارتباطی کارکنان در توفیق آنان برای دستیابی به اهداف طراحی شده سازمان عامل مؤثری است . بر این اساس مدیران سطوح مختلف، مسئول ایجاد ارتباطات صحیح در سازمان هستند، بنابراین باید از کم و کیف فرایند ارتباطی آگاه باشند و نحوه برقراری ارتباطات مؤثر را بدانند ( تقی پور و همکاران ، 1390 ، ص 20 ) .

یکی از حوزه های ارتباطات داخلی سازمان ، ارتباطات مدیران و کارکنان است ( ترابی و همکاران ، 1387 ، ص 61 ) .

از نظر مدیران ارشد سازمانها پس از بهره وری ، برپایی راههایی برای ارتباط با کارکنان یکی از اولویتهای امورکارکنان و منابع انسانی به شمار می آید . بهتر کردن ارتباط میان کارکنان ، یک روش اثر بخش و کارآمد برای بهبود بهره وری شناخته شده است . ارتباط می تواند انتقال اندیشه ها ی کارکنان را در راستای بهتر شدن فراورده ها و دگرگونیها ی سازمانی آسان سازد و در همان حال احساس مشارکت کارکنان را در کار افزایش دهد و آنان را در نظارت بر کار خود هدایت کند (ال دولان ، اس شولر ، 1388 ، ص 369 ) .

ارتباطات به دو دلیل برای مدیران حائز اهمیت می باشد :

اولا ارتباطات فرایندی است که مدیران با استفاده از آن وظایف برنامه ریزی ، سازماندهی ، رهبری ، هماهنگی و کنترل را انجام می دهند .

ثانیا ، ارتباط فعالیتی است که مدیران ، بیشتر وقت خود را به آن اختصاص میدهند زیرا فرایند ارتباط به مدیران این امکان را میدهد تا مسئولیتهای خود را به انجام رسانند .

اهمیت ارتباطات مناسب را یکی از مدیران اجرایی قدیمی به بهترین شکل خلاصه کرده و چنین اظهار میدارد که مفهوم بهترین برنامه ها بی معنی است مگر اینکه همه از آن آگاهی داشته باشند و برای کسب اهداف آن دست به دست هم دهند ( امیری ، کوهستانی ، آهنچیان ، 1387 ، ص 4 ) .

 نظریه های مهارتهای ارتباطی

مهارت ارتباطی از نظر هارجی و دیکسون (2004) توانایی لازم برای انجام رفتاری می باشد که باعث رسیدن به اهداف یک تکلیف می گردد و در واقع، فرد را قادر می سازد تا به صورتی شایسته رفتار کند. نظریه دیکسون (1993) نیز بر آن است که داشتن ارتباط ماهرانه بستگی به استفاده صحیح و تسهیل کننده از شیوه های برقراری ارتباط مناسب و کارآمد با دیگران دارد . با توجه به نقش ارتباط در زندگی انسان، برخورداری از مهارت های ارتباطی جهت توفیق در اکثر حوزه های زندگی، بنا به گفته هارجی و دیکسون (2004) از طریق توانایی ارتباط قابل پیش بینی است ( میر جعفری ، برزگر ، مشکسار ، 1390 ، ص 4 ) .

میر سپاسی معتقد است ارتباط  فرایندی پویا است که زیر بنای بقا و رشد و تحولات تمامی سازمانها و سیستمها ی زنده محسوب می شود به همین دلیل ، ارتباطات از وظایف و نقشهای حیاتی انسان و سازمان است ، زیرا به وسیله آن انسان یا سازمان واحدهای داخلی خود را با هم مرتبط می سازد ( میرسپاسی ، 1369 ، ص 409 ) .

«ریچاردز» اولین و بهترین تعریف را از ارتباط ارائه نمود : ارتباط هنگامی صورت می گیرد که یک فکر به نحوی در محیط عمل کند که فکر دیگری را تحت تأثیر قرار دهد. این کار به این صورت انجام می شود که در فکر دیگر همان تجربه ای که در فکر اول است متجلی گردد. در واقع، وقوع این نوع تجربه بخشی از همان تجربه اول است ( کاظمی پور ، 1380 ، ص 84 ) .

مک گوایر و پریستلی[39] (1981 ) می گوید : مهارت ارتباطی – اجتماعی به رفتارهایی گفته می شود که شالوده ارتباط های موفق و رو در رو را تشکیل میدهند . کلی [40] (1912) می گوید مهارت ارتباطی همان رفتارهای معین و آویخته شده ای است که افراد در روابط میان فردی خود ، برای کسب تقویت های محیطی یا حفظ آنها انجام میدهند (فیاض ، کریمی ، 1389 ، ص 12 ) .

در تعریف اشلانت و مک فال [41] (1985) مهارت ارتباطی همان فرایندهای مرکبی است که فرد را قادر می سازد به گونه ای رفتارکند که دیگران او را با کفایت تلقی کنند پس مهارت ها ، توانایی های لازم برای انجام رفتارهای هدفمند و موفقیت آمیزند ( فیاض ، کریمی ،  1389، ص 9 ) .

قربانی مهارت های ارتباطی را مجموعه ای از رفتارهایی میداند که کیفیت ارتباط فرد با فرد را مشخص می کند (قربانی ، 1384 ، ص9) .

ادوین امری[42] در کتاب « مقدمه ای بر ارتباطات جمعی » ، ارتباط را چنین تعریف می کند :« ارتباط عبارت از فن انتقال اطلاعات و افکار و رفتارهای انسانی از یک شخص به شخص دیگر است» .  ویلبر شرام در تعریف ارتباط می گوید :« مفهوم ارتباط در واقع هماهنگ شدن فرستنده و گیرنده در رابطه با یک پیام ویژه است » (فلاحی ، 1388) .

نظریه پردازان قدیمی- همچون شنون و ویور(۱۹۴۹)- ارتباط را فرآیندی خطی می‌دانستند که طی آن منبع پیام را فرمول‌بندی و به گیرنده منتقل می‌کند. اما اکنون دیدگاههای تبادلی جای این نظریه را گرفته‌اند (هارجی ، ساندرز ، دیکسون،۱۳۷۷، ص۲۴) .

بنابر نظر سوسمان و دیپ[43] ، فرایند ارتباطات دست کم متشکل از شش عنصر اصلی ذیل تشکیل شده است :

فرستنده پیام [44] ، پیام [45] ، مجرا [46] ، گیرنده پیام [47] ، بازخور [48] و زمینه [49] . هریک از این عناصر نقش اساسی و متمایزی را در موفقیت یا شکست ارتباطات بازی می کنند ( عباسپور ، 1391 ، ص 260 ) .

انان بر این باورند که نقطه آغازین ارتباطات هنگامی روی میدهد که شخصی احساساتی را ابراز ، ایده ای را خلق یا نیاز به برقراری ارتباطی را حس میکند . فرایند ارتباطات هنگامی تداوم می یابد که فرستنده پیام برای سهیم شدن در محتوای پیام با شخص دیگری دست به تعامل و اتخاذ تصمیم بزند ( گیرنده پیام ) (عباسپور ، 1391 ، ص 260  ، 261 ) .

به نظر کارسن[50] هر گاه رفتار طرفین وابسته به یکدیگر باشد- و حتی اندکی نفوذ میان فردی وجود داشته باشد- می‌توان گفت که دو طرف با هم ارتباط دارند.» در اینجا یادآوری جمله معروف واتز لاویک و دیگران ضروری می‌نماید:«ما چاره‌ای جز ارتباط نداریم» برخی دیگر از محققان تعریف محدود‌تری از ارتباط ارائه می‌دهند. به نظر اکمن و فریزن[51] (۱۹۶۹) زمانی ارتباط برقرار می‌شود که طرف رمز گردان به عمد پیامی برای طرف گوینده ارسال نماید. اما آیا طرف رمز گشا باید از منظور وی آگاهی داشته باشد؟ اگر طرف رمزگشا متوجه تعمد او نشد و بر همین اساس واکنش نشان داد(یا اصلاًَ عملی انجام نداد)چطور؟ آیا باز هم می‌توانیم بگوییم ارتباطی برقرار شده است؟ وینر[52]و دیگران(۱۹۷۲) نیز ارتباط را به مجموعه رفتارهایی محدود می‌کند که با یک رمز خاص هماهنگی داشته باشد، رمز اجتماعی مشترکی که سنبل‌ها را معنا نماید. اما باز هم می‌توان پرسید که یک رمز تا چه حد باید مشترک باشد؟ و رسمیت آن چقدر باید باشد تا بتوانیم آن را یک رمز محسوب کنیم؟ ( دریاباری ، 1391 ) .

به نظر کلرمن [53](1992) یکی از نشانه‌های هدفمندی ارتباط این است که ارتباط به فعالیتی«تنظیم شده» تبدیل شود. یعنی ارتباط برقرار کنندگان صحبتها و اعمال خود را متناسب با اهداف خود و الزامات موجود پی‌ریزی کنند. این نکته با نظر وینوگراد[54](1981) مبنی بر اینکه«تمامی چیزهایی که طرفین در برخوردهای اجتماعی خود ابراز می‌کنند ماحصل طرحی است برای تحقق یک هدف» هماهنگی کامل دارد. لنگر[55] و دیگران(۱۹۷۸) معتقدند که بخش اعظمی از ارتباط«بی‌فکر» صورت می‌گیرد. آنها بین فعالیت آگاهانه‌ای که در آن«افراد به دنیای خود توجه دارند و استراتژی‌های رفتاری خود را بر اساس اطلاعات دریافتی تدوین می‌کنند» و فعالیت ناآگاهانه که در آن«اطلاعات جدید عملاً پردازش نمی‌شود بلکه سناریوهای قدیمی که زمانی جدید بوده‌اند بطور قالبی احیاء می‌شوند» تمایز قائلند. کلرمن(۱۹۹۲) قاطعانه می‌گوید: «ارتباط هم هدفمند استراتژیک است و هم خودکار». او معتقد است که می‌توان بدون هر گونه آگاهی هوشیارانه‌ای به بازبینی رفتار هدفمند پرداخت. خلاصه هدفمندی ارتباط به این معنی نیست که الزاماً هوشیاری کاملی بر جریان ارتباط حاکم باشد. علیرغم اینکه تعهد، کنترل و آگاهی از جمله بخشهای بسیار مهم مفهوم ارتباط، بعنوان فعالیتی ماهرانه، هستند. اما ظاهراً بسیاری از زنجیره‌های قبلاً تمرین شده را می‌توان در پس ذهن نیز انجام داد . ما پس از کسب مهارتها می‌توانیم آنها ر ا «بدون» تفکر هوشیارانه انجام دهیم . اما گاهی این عدم آگاهی می‌تواند موجب عدم توفیق برخوردها شود لنگر(۱۹۹۲) تاکید می‌کند که:

عدم آگاهی از انتخاب کلمات در هنگام صحبت ما را از فرآیندی که به نفع ماست محروم می‌سازد. عدم آگاهی از این انتخابها در هنگام گوش دادن به هنگام حرفهای دیگران نیز برای ما گران تمام می‌شود…اگر رویکرد آگاهانه‌ای داشته باشیم که در آن از سایر چشم‌اندازها و باورها نیز مطلع گردیم آنگاه میزان کنترل ما بر ارتباط افزایش خواهد یافت (هارجی ، ساندرز ، دیکسون،1377، صص 25 ، 26 ) .  

واتز لاویک و دیگران(۱۹۶۷) معتقدند که فرآیند ارتباط در دو سطح مجزا اما به هم مرتبط روی می‌دهد. سطح اول مربوط به محتوی است و با موضوع اصلی مرتبط است. مثلاً صحبت درباره فیلم دیشب، انتخاب رستوران، تشریح نظریه نسبیت، و موضوعات دیگر. این مساله موضوع گفتگو را تشکیل می‌دهند و وقتی به آنچه در هنگام ارتباط روی داده فکر می‌کنیم، معمولاً همین مساله به ذهن ما خطور می‌کنند.

اما این کل ماجرا نیست. ارتباط جنبه‌های دیگری هم دارد که کمتر مشهودند. مثلاً فرافکنی هویت در حین مذاکره درباره رابطه، و یا تعریف ارتباط از سوی تعامل کنندگان. تعامل کنندگان با انتخاب موضوع بحث(و موضوعاتی که باید از آنها اجتناب کرد)، بخصوص با انتخاب کلمات و شکلهای ابراز، لهجه‌ها، سرعت گفتار و کل ویژگی‌ها و رفتارهای غیر کلامی، به ارائه خود[56]  یا کنترل برداشت می‌پردازند. منظور تعامل کننده، ارائه مثبت خود در نظر عموم و اصولاً ارائه خود به شکلی خوشایند است.
ایجاد برداشتی صحیح و مطلوب در اذهان، چند فایده مهم دارد، از جمله اینکه علاوه بر پاداشهای مادی، منافع اجتماعی همچون تایید، دوستی و اقتدار را هم در پی دارد. گافمن [57]درسا ل(۱۹۵۹)بر اهمیت حفظ صورتکها- که در واقع ابزار ارزشمندی شخص هستند- توسط بازگران اجتماعی تاکید می‌ورزد- صورتک عبارت است از ابزار ارزشمندی خودمان در حضور دیگران- گافمن متوجه شد که بازیگران اجتماعی نه تنها سعی می‌کنند صورتک خود را حفظ کنند، بلکه مراقب هستند تا صورتک طرف مقابل را نیز بی‌اعتبار نسازند. براون و لوینسون (۱۹۷۸) در یکی از فصول ارزشمند کتاب خود به این نکته اشاره می‌کنند که مودب بودن، شیوه‌ای برای کاهش احتمال لو رفتن صورتک است ( هارجی ودیکسون ، 1377 ، ص 27 ) .

بنابر گفته چیستر بارنارد[58] ، نخستین اقدام هر مدیر این است که نظامی ارتباطی پدید آورد یا نظام را بهبود بخشد  . بهترین برنامه ها نمی تواند بدون ارتباطات میسر شود . بنابراین ، مدیران به مهارت های ارتباطی موثر نیاز دارند . مهارت های ارتباطی به تنهایی می تواند یک مدیر موفق بسازد ( ترابی و همکاران ، 1387 ، ص 61).

در پشتیبانی از اهمیت مهار تهای ارتباطی شفاهی و تاثیر آن در زندگی فردی و اجتماعی، متخصصین نظرات بسیاری را مطرح نموده اند که از آن جمله می توان از آلان[59] نام برد که اذعان می دارد بیان خواسته ها، احساسات ، افکار و عقاید به طور واضح و موثر تنها نیمی از فرآیند ارتباطی مورد نیاز برای اثربخشی ارتباط میان فردی است و نیمی دیگر گوش کردن و درک آنچه دیگران در ارتباط با ما می گویند، است .  ویب [60]نیز معتقد است که تقریباً هیچ جنبه ای از زندگی انسان به اندازه بهتر گوش کردن نمی تواند در زندگی اجتماعی فرد موثر باشد . ارتباط با اعضای خانواده و دوستان تا مسائل شغلی و ارتباطات میان فردی اجتماعی، همگی متاثر از گوش کردن است. متاسفانه بیشتر ما شنوندگان خوبی نیستیم و نمی دانیم که با این ضعف بزرگ، چه چیزهای بزر گتری را از دست می دهیم ( خطیب زنجانی ، محرری ، 1389 ، ص 27 )  .

 همچنین از نظر  بارتون جی ای[61] (1990)  : مهارت شنودی یا گوش فرادادن ،جست و جوی فعال برای درک معنا می باشد .بسیاری از ما شنوندگان ناتوان هستیم.گوش دادن به تلاش ذهنی و تمرکز حواس نیاز دارد که می تواند بهبود یابد ( مرادی ، 1391 ) .

[1] – Contextual and Task Performance

[2]- Insort & Smith

[3] – Campbel

[4] – W . C. Borman

[5] – Borman, W. C، and Motowidlo.

[6] – K. R. Murphy

[7] – J . N. Clelveland

[8] – Salovey . P

[9] – Mayer. J

[10] – emotional

[11] – Emotion

[12] – Golman. D

[13]-  Thorndik

[14]- Lenel

[15] – Baron

[16] – Charles Darwin

[17] – Plutchik  R

[18] – Mayer. John

[19] – Hein. Steve

[20] – Bradberry. Travis and Greaves. Jean

[21] – IQ

[22] – EQ

[23] – Diggins

[24] – emotional litresy

[25]-  Reuven Bar-on

[26] – EQ

[27] – Cooper & Sawaf

[28] – Veisenger

[29]  – Susan Dunn  دارای مدرک دکترا از دانشگاه هاروارد در سال 1973 است . او به افراد در زمینه توسعه و رشد هوش هیجانی کمک می کند تا بتوانند نقاط فوت خود را بهتر بشناسند و در محیط زندگی و کاری از آنها بهتر استفاده کنند .

[30] – Meyer, Salovey & Caruso

[31] – Day & Carooll

[32] – decoding

[33] –  perception

[34] – social system

[35] – James Mc crocks

[36] – intimacy

[37] – account

[38] – Claude Schannon and Warren Weaver

[39] – McGuir-Priestley

[40] – Kelly

[41]-  Shlunt & McFall

[42] – Edvin Emerry

[43] –  Sussman and Deep

[44] – sender

[45] – message

[46]-  channel

[47] –  receiver

[48] – feedback

[49] – context

[50] – carson

[51] – Ekman‚ Friesen

[52] – wiener

[53] – kellerman

[54] – winograd

[55] –  langer

[56] –self-presentaton

[57] – gaffman

[58] – Chester I. Barnard

[59] – Alan

[60] – Weeb

[61] – Barton G – E

سازمان های اجتماعی امروزه به سبب توسعه و گسترش فعالیت های اقتصادی و خدماتی ناگریز از تدارک, حفظ و اداره نیروی انسانی پرتوان در مقیاسی بزرگ و متنوع هستند. امروزه منابع انسانی نقش مهمی در رشد و توسعه اهداف سازمان ها دارند.  با نگرشی به گذشته در می یابیم که منابع انسانی به عنوان ضرورت در کار سازمان ها مطرح است و در حال حاضر نیز با همه پیشرفت های تکنولوژیک و ورود فناوری های متنوع در سازمان ها, هنوز منابع انسانی مهم ترین بازوی رشد و ترقی سازمان ها محسوب می شوند ( سجادی ، امیدی ، 1387 ، ص 82 ) .

اکثر محققان براین اعتقادندکه عملکرد شغلی یک سازه جند بعدی است و دو مورد مهم از این ابعاد عبارتند از :

عملکرد زمینه ای و وظیفه ای [1] ( حجازی ، شمس ، 1384 ، ص 33) .

“عملکرد زمینه ای” به صورت رفتاری که به اثربخشی سازمان از طریق اثر بر زمینه های روانشناختی، اجتماعی و سازمانی کار کمک می کنند؛ تعریف می شود ( براتی ، عریضی ، نوری ، 1388 ، ص 12 ) .

عملکرد زمینه ای به عنوان رفتاری تعریف می شود که بر روی زمینه روانشناسی ، اجتماعی و سازمانی که کار انجام می شود ( از قبیل کار به صورت تعاونی با دیگران ، پشتکار جهت رسیدن به اهداف مشکل  ، پیروی از قوانین سازمان و … ) تاثیر می گذارد  . در واقع عملکرد زمینه ای به آن دسته از فعالیت های مربوط به شغلی گفته می شود ( از قبیل کارکردن سخت ، کمک به دیگران ) که به صورت غیر رسمی در اثر بخشی سازمانی تاثیر دارند ولی به طور رسمی به عنوان بخشی از شغل یا وظیفه تلقی نمی شود ( حجازی ، شمس ، 1384 ، ص 33) .

نمونه هایی از عملکرد زمینه ای عبارتند از :

• نشان دادن شوق و علاقه و پشتکار برای انجام دادن موفقیت آمیز وظایف شغلی و اتمام کارها .
• داوطلب شدن برای انجام دادن فعالیتهایی که به طور رسمی ، جزء وظایف شغلی فرد نیست .
• کمک کردن به کارکنان دیگر و مشارکت با آنان در انجام دادن کارها .
• صحه گذاشتن بر هدفهای سازمانی و حمایت و دفاع کردن از این هدفها (ساعتچی، 1389 ، ص 151 ) .

 

آن بخش از عملکرد که معمولاً در شرح شغل رسمی وجود دارد ؛ “عملکرد وظیفه ای ” نام دارد. عملکرد وظیفه ای شامل رفتارهایی می شود که در فعالیت های مربوط به تبدیل و نگهداری در سازمان از قبیل تولید محصول ، مدیریت زیردستان ، ارایه خدمات و فروش کالا دخالت دارند ( حجازی ، شمس ، 1384 ، ص 33) .

عوامل مؤثر بر عملکرد کارکنان عواملی هستند که مطابق با مدل آچیو از نظر هرسی و گلداسمیت بر عملکرد کارکنان مؤثرند . این عوامل عبارت اند از توانایی (دانش و مهارت) ، وضوح(درک یا تصویر نقش)، کمک(حمایت سازمانی) ، انگیزه (انگیزش یا تمایل) ، ارزیابی (آموزش و بازخورد عملکرد) ، اعتبار (اعمال معتبر و حقوق کارکنان) و محیط (تناسب محیطی) (هرسی و بلانچارد،  1375، ص 512-507) .

در مدل آچیو عوامل هفتگانه مؤثر بر عملکرد شامل موارد زیر است:

توانایی : در مدل آچیو به دانش، تجربه و مهارتهای زیردستان در انجام وظیفه خاصی گفته می شود (هرسی و بلانچارد، 1375، ص 510).

توانایی یا آمادگی کاری، دانش و مهارت کار است(استیفن رابینز، 1377، ص 21).

اجزای اساسی توان عبارت اند از دانش کاری مربوط به شغل(کارآموزی رسمی و غیررسمی که اتمام کار طرح را به طور موفقیت آمیز تسهیل کند)و نیز استعداد مربوط به کار(رضاییان، 1373، ص 273 ).

وضوح(درک یا تصور نقش):به درک و پذیرش شیوه کار، محل و چگونگی انجام آن، گفته می شود.برای آنکه زیردستان درکی کامل از مشکل داشته باشند، باید مقاصد و اهداف عمده، شیوه رسیدن به این مقاصد و اهداف و اولویت های اهداف و مقاصد(چه هدفهایی، در چه زمانی بیشترین اهمیت را دارند)برایشان کاملاً صریح و واضح باشد (هرسی و بلانچارد، 1375، ص 510) .

حمایت سازمانی : منظور حمایت یا کمکی است که کارکنان برای انجام موفقیت آمیز کار به آن نیاز دارند.بعضی از عوامل کمکی عبارت اند از:بودجه کافی، تجهیزات و تسهیلاتی که برای انجام دادن کار مناسب است، حمایت لازم از سایر واحدهای سازمانی، در دسترس قرار دادن محصول با کیفیت و سرانجام وجود ذخیره کافی نیروی انسانی (هرسی و بلانچارد، 1375، ص 510) .

انگیزش و تمایل کارکنان : به انگیزه مربوط به تکلیف زیردستان یا انگیزش برای کامل کردن تکلیف خاص مورد تحلیل به گونه ای توفیق آمیز اطلاق می شود (هرسی و بلانچارد، 1375، ص 511) .

انگیزش افراد در مورد تکمیل تکالیفی بیشتر است که دارای پاداشهای درونی یا بیرونی هستند.در صورتی که زیردست دارای اشکال مختلف انگیزش باشد، اولین قدم بررسی استفاده از پاداش و تنبیه است(حقیقی، 1380، ص 186 ) .

ارزیابی(بازخورد گرفتن) : ارزیابی به بازخورد روزانه عملکرد و مرور کردن های گاه به گاه گفته می شود.روند بازخورد مناسب به زیردست اجازه می دهد که پیوسته از چند و چون کار مطلع باشد(حقیقی، 1380، ص 187).

منظور از این نوع بازخورد، ارائه غیررسمی عملکرد روزانه خود به او و همچنین بازدیدهای رسمی دوره ای است(رضاییان، 1373، ص 275 ) .

اعتبار کارکنان : این اصطلاح به مناسب بودن و حقوقی بودن تصمیم های مدیر در مورد نیروی انسانی اطلاق می شود.تصمیم های کارکنان باید به دلیل و مدرک همراه و بر خط مشی های عملکردگرا استوار باشد (حقیقی، 1380، ص 187) .

تناسب عوامل محیطی : عوامل محیطی به عوامل خارجی گفته می شود که حتی با وجود توانایی، وضوح، حمایت و انگیزه برای شغل، بر عملکرد تأثیر می گذارند. عوامل محیطی عبارت اند از:رقابت، آیین نامه های دولتی، تدارکات و… (حقیقی، 1380، ص 187) .

از جمله موارد مهم ومطرح در مورد عملکرد شغلی چگونگی ارزیابی آن است مهم ترین مزایای ارزیابی جامع عملکرد شغلی کارکنان ، عبارتند از :

• از نتایج ارزیابی جامع عملکرد شغلی افراد می توان در افزایش کیفیت تصمیم گیری سازمانی در همه زمینه ها ، یعنی ، از تصمیم گیری در زمینه افزایش حقوق و مزایای کارکنان گرفته تا تصمیم گیری در زمینه اخراج آنان استفاده کرد .
• ارزیابی جامع عملکرد شغلی می تواند موجبات افزایش کیفیت تصمیم گیریهای فردی را در زمینه های گوناگون ، یعنی از انتخاب شغلی گرفته تا رشد و بهبود فردی برای تصدی مشاغل مهمتر در آینده فراهم آورد .
• ارزیابی جامع عملکرد شغلی می تواند بر نقطه نظر کارکنان در زمینه وابستگی خود به سازمان ، اثر بگذارد .
• از نتایج حاصل از ارزیابی جامع عملکرد شغلی کارکنان می توان به عنوان منبع و اساس منطقی و قابل دفاع برای تصمیم گیری در زمینه ارتقا ، افزایش حقوق و دستمزد ، انتقال ، ترغیب برای شرکت در دوره های آموزشی خاص و نظایر آن استفاده کرد ( ساعتچی ، 1389 ، صص 126 ، 127 ) .

شاید بتوان عوامل ذیل را برخی از مهمترین عوامل تاثیر گذار بر ارزیابی عملکرد دانست :

• حساسیتهای شخصی افراد .
• وجود سوءظن نسبت به ارزیابی به دلیل اینکه تا کنون مستمسکی برای تسویه حسابهای شخصی بوده است.
• قوانین و مقررات سازمانی و دخالت اتحادیه ها به منزله عوامل برون سازمانی ( عباسپور ، 1391 ، ص 217 ) .

همه افراد حق دارند و علاقمند هستند که از نتایج عملکرد روزانه خود آگاه باشند. این مسأله در مورد کارکنان وجه دیگری هم پیدا می‌کند و آن اینست که کارکنان علاقه دارند از نظرات سازمان در مورد خود مطلع گردند و از سوی دیگر سازمان نیز محقق است نظرات خود را در مورد منابع انسانی سازمان که از اصلی‌ترین سرمایه‌های سازمان بشمار می‌روند ابراز داشته و به اطلاع ایشان برساند ( خوشوقتی ، 1384) .

ارزشیابی عملکرد ، یکی از فعالیتهای مهم مدیریت منابع انسانی است ، زیرا از دستاوردهای آن می توان برای تصمیمها واقدامات بسیاری در زمینه ارزیابی و پرورش کارکنان استفاده کرد ( ال دولان ، اس شولر ، 1388 ، ص360 ) .

ارزیابی عملکرد ، فرایند شناسایی ، مشاهد ه ، سنجش و بهبود عملکرد انسانی در سازمانهاست . این توصیف مقبولترین تعریف از ارزیابی است . هریک از مولفه های این تعریف به یک جزء مهم از فرایند ارزیابی اشاره می کند . مولفه شناسایی به فرایند تعیین اینکه روی چه حوزه هایی باید متمرکز شود ، مربوط می شود . شناسایی نوعا در برگیرند تحلیل شغل به منزله ابزاری برای تشخیص ابعاد عملکرد و ایجاد مقیاسهای رتبه بندی است . شناسایی به این معنی است که ارزیاب باید به طریقی معین کند که چه چیزی باید مورد ارزیابی و بررسی قرار گیرد ( عباسپور ، 1391 ،‌ص213) .

ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان ( چه به شیوه رسمی و چه به شیوه غیر رسمی ) ، باید به طور مداوم و در دوره های معینی از سال انجام گیرد.

 

]]>