مؤلفه‌های اثربخشی سازمانی و موارد کاربرد آنها
انتخاب چهارچوب و روش مناسب برای سنجش اثربخشی بستگی به شرایط سازمان، عملکرد ساختار سازمان، عملکرد افراد سازمان در مناصب مختلف اداری و سازمانی و تاًثیرات فعالیت‌های سازمان بر روی محیط بیرون دارد. همچنین انتخاب روش ارزیابی بستگی به شکل و مسئله مورد علاقه سازمان نیز دارد. البته امکان دارد که سازمان بنا به موقعیت، برای ارزیابی اثربخشی از مدل‌ها یا روش‌ها به تنهایی یا به صورت ترکیبی استفاده نماید (دفت، ترجمه پارساییان و اعرابی، 1385).
حمیدی‌زاده مؤلفه‌های اثربخشی سازمانی و عرصه‌های کاربرد هر یک از آنها را مطابق جدول 2-8 ارائه نموده است:
جدول 2-8 مؤلفه‌های اثربخشی سازمانی و عرصه‌های کاربرد آنها.
| مؤلفه‌ها | عرصه‌های کاربرد |
| 1- میدان نیرو | – شاخص‌های تشخیصی برای شناسایی وضعیت نیروهای سوق دهنده و بازدارنده در سازمان
– شاخصی برای تعیین وضعیت تعادل در رفتار نیروی انسانی در سازمان |
| 2- یگانگی هدف‌ها | – شاخصی برای تعیین وضعیت انطباق‌پذیری هدفهای فردی، گروهی با هدفهای سازمان و مدیریت
– شاخصی برای شناسایی نحوه هدف‌گذاری مشارکتی و بازخورد نتایج حاصل از عملکرد |
| 3- مشارکت | – شاخصی برای شناسایی راه‌های جلب مشارکت کارکنان در ارتقای اثربخشی کار
– شاخصی برای تعیین میزان تعهد کارکنان برای تعیین هدف‌ها و سیاست‌های سازمان |
| 4- سبک مدیریت | – شاخص شناسایی وضعیت روابط و وظایف در سازمان
– شاخص تعیین وضعیت وظیفه‌مداری و رابطه‌مداری مدیران |
| 5- معیار سازی | – شاخص شناسایی سطح روابط سازمان با محیط و تعیین عملکرد مورد انتظار استاندارد
– شاخص تعیین عرصه‌های سازمان برای سنجش معیارهای عملکرد فرد و سازمان |
| 6- فرهنگ سازمانی | – شاخص شناسایی وضعیت فضای سازمان برای تغییر و رفتار فردی
– شاخص تعیین میزان تعهد کارکنان و مدیریت به مؤلفه‌های فرهنگ سازمان |
| 7- رضایت شغلی | شاخص شناسایی وضعیت رضایت و خشنودی نیروی کار از محیط درونی
– شاخص تعیین میزان تعهد و خشنودی نیروی کار از شرح شغل و نحوه انجام وظایف سازمانی |
| 8- تقسیم کار و تخصص‌گرایی | – شاخص شناسایی وضعیت تقسیم‌بندی مراحل اجرای کار و سطح تخصص‌گرایی
– شاخص تعیین میزان بهره‌گیری از مهارتها و توانمندی‌های نیروی کار |
| 9- فرهنگ کارآفرینی | – شاخص شناسایی وضعیت جوشش‌های فکری و استقلال کاری و بهره‌گیری از انرژی کارکنان در سازمان برای ایجاد تحول
– شاخص تعیین بهره‌گیری از ویژگیهای افراد و سازمان کارآفرین |
منبع: حمیدی‌زاده 1379.
معیارها و مقیاس‌های اثربخشی سازمانی
در دهه 1960 و اوائل دهه 1970 تحقیقات وسیعی در مورد اثربخشی سازمانی صورت گرفت. با مروری بر این تحقیقات به معیارهای سی‌گانه متفاوتی دست می‌یابیم.
1- اثربخشی کلی: ارزیابی کلی که تا حد زیادی از معیارهای متعددی بهره می‌جوید، معمولاً از طریق ترکیب نمودن اسناد عملکرد گذشته یا بدست آوردن ارزیابی‌های کلی و یا اینکه از طریق قضاوت‌های اشخاص بصیر و مطلع نسبت به عملکرد سازمان، اندازه‌گیری می‌شود.
2- بهره‌وری: معمولا به عنوان مقدار یا حجم محصولات یا خدمات عمده‌ای که توسط سازمان ارائه می‌گردد، تعریف می‌شود. و می‌تواند در سه سطح فردی، گروهی و سازمانی که از طریق مراجعه به اسناد و ارزیابی‌های موجود و ترکیب آنها در مورد سنجش واقع می‌شود.
3- کارایی: نسبتی است که مقایسه‌ای را بین برخی از جنبه‌های عملکرد واحد با هزینه‌های متحمل شده جهت تحقق آن نشان می‌دهد.
4- سود: مبلغ درآمد حاصل از فروش منهای کل هزینه و تعهدات ایجاد شده است. معمولا نرخ برگشت از سرمایه و درصد بازدهی فروش کل را می‌توان معادل سود دانست.
5- کیفیت: کیفیت محصول یا خدمات عمده‌ای که به وسیله سازمان ارائه می‌شود ممکن است شکلهای عملیاتی متعددی را به خود بگیرد که بوسیله نوع محصولات و خدمات ارائه شده توسط سازمان تعیین می‌شود.
6- حوادث: میزان سوانحی که حین کار اتفاق می‌افتد و اتلاف وقت را موجب می‌شود.
7- رشد: به وسیله افزایش در متغیرهایی نظیر کل نیروی کار، ظرفیت کارخانه، دارایی‌ها، میزان فروش، سود و سهم بازار و همچنین میزان ابداعات و اختراعات جدید، نشان داده می‌شود. بر مقایسه وضعیت فعلی سازمان با وضعیت گذشته آن دلالت می‌کند.
8- میزان غیبت در کار: تعریف متداول از غیبت اشاره به غیبت‌های غیر موجه دارد، اما علاوه بر این تعاریف متعددی از غیبت وجود دارد ( نظیر کل زمان غیبت نسبت به میزان وقوع حوادث).
9- جابه‌جایی (ترک خدمت): میزان خاتمه خدمتهایی که به صورت داوطلبانه صورت می‌گیرد و معمولاً از طریق مراجعه به اسناد بایگانی شده، قابل تشخیص است.
10- رضایتمندی شغلی: رضایتمندی شغلی را به طرق مختلفی تعبیر و تعریف کرده‌اند، اما یک نظریه معتبر آن را به عنوان رضایت فرد به نسبت به آنچه که از شغل برای او حاصل می‌شود، تعریف میکنند.
11- انگیزش: معمولاً به میزان آمادگی فرد برای درگیر شدن در اعمال هدفمند و یا فعالیت‌های شغلی اطلاق می‌شود. انگیزش، احساس مرتبط با رضایتمندی حاصل از نتایج کار فرد نیست، بلکه بیشتر به آمادگی یا میل به کار برای تحقق اهداف شغلی بر می‌گردد.
12- روحیه: به عنوان پدیده‌ای گروهی که متضمن تلاش مضاعف، یکی شدن اهداف فرد و سازمان و ایجاد تعهد و احساس تعلق است، تعریف می‌شود. روحیه، مسئله‌ای گروهی بوده و انگیزش، موضوعی فردی به حساب می‌آید.
13- کنترل: میزان و توزیع کنترل مدیریت در یک سازمان است که به مدد آن رفتار اعضاء سازمان تحت نفوذ قرار گرفته و جهت داده می‌شود.
14- انسجام/تعارض: انسجام به عنوان اینکه، افراد در سازمان همدیگر را دوست داشته، با هم خوب کار کنند و ارتباطات همه جانبه و باز با هم داشته باشند و تلاش‌های کاری آنها هماهنگ باشد، تعریف می‌شود و تعارض به عنوان برخورد فیزیکی، لفظی، هماهنگی ضعیف و ارتباطات غیر اثربخش تعریف شده است.
15- انعطاف‌پذیری/ انطباق: انطباق و انعطاف‌پذیری به توانایی یک سازمان برای تغییر رویه‌های استاندارد عملیاتی خود در پاسخ به تغییرات محیطی سازمان اشاره دارد.
16- برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری: به میزانی که یک سازمان به طور اصولی و منظم گام‌هایی را که در آینده باید بردارد، مشخص سازد و خود را درگیر رفتار هدف‌گذاری شده کند، اشاره دارد.
17- اجماع در هدف: جدای از تعهد واقعی به اهداف سازمانی، اجماع در هدف به میزانی که همه افراد یک سازمان، هدف واحدی را برای سازمان خود متصورند، اشاره دارد.
18- نهادینه کردن اهداف سازمانی: به پذیرش اهداف سازمانی اشاره داشته و بر این باور است که اهداف سازمانی صحیح و درست هستند.
19- سازگاری نقش و هنجار: به حد و حدودی که اعضای سازمان در خصوص موضوعاتی از قبیل نگرش‌های مساعد سرپرستی، انتظارات نقش، روحیه و الزامات نقش توافق دارند، اشاره می‌کند.
20- مهارتهای ارتباطی مدیریتی: به سطوح مهارتهایی که مدیران در ارتباط با سرپرستان، زیردستان و همکاران خود در قالب ارائه حمایت‌های مختلف، یا تسهیل تعاملات سازنده و مفید و ایجاد اشتیاق برای تحقق اهداف و عملکرد عالی به کار می‌گیرند، اشاره دارد.
21- مهارتهای انجام وظیفه مدیریتی: به سطوح مهارتهای کلی اشاره دارد که مدیران سازمان و رهبران گروه‌ها برای تحقق وظایف سازمانی لازم دارند. مهارتهایی مدیران در هنگام تعامل با اعضاء سازمان به کار می‌برند در این مقوله قرار نمی‌گیرند.
22- مدیریت اطلاعات و ارتباطات: کارایی، صحت و دقت در تجزیه و تحلیل اطلاعات مهم برای اثربخشی سازمانی
23- آمادگی: قضاوت کلی در خصوص این احتمال که سازمان خواهد توانست، برخی از وظایف جدیدی که از آن خواسته می‌شود را به طور موفقیت‌آمیز انجام دهد.
24- بهره‌برداری از محیط: میزان یا حدی که سازمان به طور موفقیت‌آمیز با محیط خود در تعامل بوده و منابع با‌ارزش و کمیاب مورد نیاز خود را بدست می‌آورد.
25- ارزیابی به وسیله پدیده‌های خارجی: ارزیابی راجع به سازمان یا واحد که به وسیله افراد و سازمان‌های موجود در محیط صورت می‌گیرد. وفاداری و اعتماد به سازمان، حمایت گروه‌هایی نظیر عرضه‌کنندگان مواد اولیه، مشتریان، سهام‌داران، مؤسسات اجرایی و افراد جامعهتحت عنوان فوق مطرح می‌شود.
26- ثبات: حفظ و نگه‌داری ساختار، بخش‌های کارکردی سازمان و منابع مورد نیاز آنها در طی زمان، به ویژه در دوره‌های حساس زمانی.
27- ارزش منابع انسانی: نوعی معیار ترکیبی که به ارزش کلی اعضاء سازمان بر می‌گردد و در قالب ترازنامه یا حسابداری بیان می‌شود.
28- مشارکت و نفوذ مشترک: میزان یا حدی که افراد، درون سازمان در اتخاذ تصمیماتی که مستقیماً بر کار و سرنوشت آنها تاًثیر می‌گذارد، مشارکت دارند.
29- تاًکید بر آموزش و توسعه: میزان تلاش و کوششی که سازمان جهت بهسازی و توسعه منابع انسانی خود به کار می‌گیرد.
30- تاًکید بر مؤفقیت: مقایسه‌ای است بین نیاز فردی برای رسیدن به مؤفقیت و ارزشی که سازمان برای تحقق اهداف جدید عمده خود قائل است (رابینز، ترجمه الوانی و دانایی‌فرد، 1391).
تئوری‌های اثربخشی سازمانی
دیدگاه لیکرت[1] (1961-1967)
رنسیس لیکرت برای اثربخشی سازمان به سه متغیر توجه می‌کند : متغیر علتی[2]، میانجی[3]، غایتی[4]. که در بحث اثربخشی در طی زمان قابل استفاده‌اند.
متغیرهای علتی: عبارتند از آن عواملی که در جریان رشد و توسعه درون یک سازمان و نتایج و حاصل کار آن تاًثیر میکنند. این متغیرها، آن متغیرهای مستقلی هستند که به‌وسیله سازمان و مدیریت آن می‌توانند تغییر یا تعدیل پیدا کنند و نه متغیرهایی نظیر شرایط عمومی تجارت که ورای کنترل سازمان تجاری است. راهبردها[5]، مهارتها و رفتار رهبری، تصمیمات مدیریت، خط‌مشی‌ها و ساخت سازمان مثالهای متغیرهای علتی است.
متغیرهای میانجی: راهبردها، مهارتها و رفتار رهبری و سایر متغیرهای علتی بر منابع انسانی یا متغیرهای میانجی یک سازمان اثر می‌گذارند. بزعم لیکرت، متغیرهای میانجی وضع جاری شرایط درونی سازمان را بیان میکنند و در ویژگیهای آن نظیر مهارتها، وظیفه شناسی، تعهد به هدف‌ها، انگیزش‌ها، ارتباطات، تصمیم‌گیری و قابلیت برای تعامل اثربخش، منعکس می‌شود. متغیرهای میانجی با ساختن و توسعه دادن سازمان ربط دارند و هدفهای درازمدت محسوب می‌شوند. بازسازی متغیرهای میانجی یک گروه در یک سازمان کوچک ممکن است یک تا سه سال وقت بگیرد و در سازمان‌های بزرگ این کار تا هفت سال طول بکشد.
متغیرهای بازده یا غایتی: عبارتند از متغیرهای وابسته‌ای[6] که دستاوردهای سازمان را منعکس میکنند. شاید بیش از 90 درصد مدیران، در ارزشیابی اثربخشی سازمان‌ها فقط به سنجش بازده[7] توجه دارند. از این رو اثربخشی یک مدیر بازرگانی غالباً به‌وسیله سود خالص تعیین می‌شود، اثربخشی یک استاد دانشگاه به‌وسیله تعداد مقالات و کتابهایی که چاپ کرده معین می‌شود و اثربخشی یک مربی بسکتبال با تعداد برد و باخت‌های تیم او تعیین می‌گردد (هرسی و بلانچارد ترجمه علاقه‌بند،1386).
رابطه میان این سه طبقه از متغیرها را می‌توان به صورت محرکهائی[8] (متغیرهای علتی) که بر روی ارگانیسم[9] (متغیرهای میانجی) عمل میکنند و پاسخهای[10] معینی (متغیرهای بازده یا غایتی) را می‌آفرینند، تصور کرد.
دیدگاه استیرز[11] (1977)
استیرز هفده مطالعه در زمینه اثربخشی سازمانی را بررسی کرده و چهارده معیار قابل سنجش که در دو مطالعه یا بیش از آن آمده، خلاصه نموده است. از این معیارها انطباق‌پذیری و انعطاف‌پذیری در ده مطالعه، بهره‌وری در شش و رضایت شغلی در پنج مطالعه ذکر گردیده است. جدول (2-9)
او مدل فرایندی برای تجزیه و تحلیل اثربخشی، شامل سه مؤلفه را طرح نمود: بهینه سازی اهداف، یک دیدگاه سیستمی و یک تاًکید رفتاری. این رویکرد او (مدل فرآیندی) چهار تاًثیر مهم بر سازمان را ترکیب می‌کند: ” ویژگیهای محیطی، ویژگیهای کارکنان، ویژگیهای سازمانی و سیاست‌ها و اقدامات مدیریتی” از دیدگاه استیرز هر یک از این‌ها بایستی با سه مورد دیگر برای کسب اثربخشی هماهنگ باشند.
استیرز نتیجه می‌گیرد که اثربخشی سازمانی به عنوان فرآیند، بهتر درک می‌شود چون فرآیند دارای ماهیت اقتضایی است و برای روشن نمودن ساخت و اثربخشی سازمانی لازم است. در گام اول همه متغیرها در قلمرو اثربخشی شناسایی شوند و آنگاه تعیین شود که چگونه متغیرهایی که مشابه هستند به یکدیگر مرتبط شوند (استیرز، 1977).
جدول 2-9 معیارهای اثربخشی سازمانی از دیدگاه استیرز.
| ردیف | معیارهای ارزیابی | تعداد دفعات تکرار
تعداد مطالعات = 17 |
| 1 | انطباق‌پذیری – انعطاف‌پذیری | 10 |
| 2 | بهره‌وری | 6 |
| 3 | رضایتمندی | 5 |
| 4 | سودآوری | 3 |
| 5 | کسب منابع | 3 |
| 6 | فقدان تنش | 2 |
| 7 | کنترل محیط | 2 |
| 8 | توسعه | 2 |
| 9 | کارایی | 2 |
| 10 | حفظ و نگه‌داری کارکنان | 2 |
| 11 | رشد | 2 |
| 12 | ترکیب کردن | 2 |
| 13 | ارتباطات باز | 2 |
| 14 | بقاء | 2 |
| 15 | سایر معیارها | 1 |
منبع: استیرز، 1977.
دیدگاه کمپل[12] (1977)
کمپل (1977) ادبیات اثربخشی سازمانی را مورد بحث قرار داده و به دنبال این بود که تشخیص دهد” چگونه معیارهای سنجش اثربخشی سازمانی بهبود می‌یابند؟”. زیرا این معیارها بایستی برای مقایسه سازمان‌ها، ارزیابی تاًثیرات، بهبود سازمانی و تعیین اینکه چه ویژگی‌هایی از سازمان‌ها با اثربخشی سازمانی به عنوان یک ساختار پایه مربوط هستند، به کار روند.” کمپل سازمان‌ها را در قالب دو اصل کلی هدف‌مدار و سیستم طبیعی بررسی نمود و با رشد مطالعات در مورد اثربخشی سازمانی در دهه 1960 و 1970 طبقه بندی خاصی از معیارهای گوناگون مورد استفاده در ادبیات اثربخشی را ارائه نمود. او بر فقدان نسبی ارزش در پژوهش و یافتن معیارهای عینی اثربخش معتقد بود و پیشنهاد کرد که توسعه مدل‌های خاص سازمانی مبتنی بر مفروضات صریح، دارای آینده روشنی است. معیارهای اثربخشی سازمانی وی از این قرار است: اثربخشی – کارایی – کیفیت – رشد – ترک خدمت – انگیزش – انعطاف – کنترل – اجماع در هدف – توافق و سازگاری نقش و هنجار – مهارتهای مربوط به وظایف مدیریتی – مدیریت ارتباطات و اطلاعات – ارزیابی توسط هویت‌های خارجی – مشارکت و تاًثیر در تصمیم‌گیری – تاًکید بر هدف – بهره‌وری – سود – حوادث – غیبت – رضایت شغلی – روحیه – تاًکید بر آموزش و رشد – انسجام/ تضاد – طرح‌ریزی و هدف‌گذاری – درونی شدن اهداف سازمانی – مهارتهای بین فردی مدیریت – آمادگی – استفاده از محیط – ثبات – ارزش منابع انسانی (کمپل، 1977).
دیدگاه پارسونز[13]
تالکوت پارسونز در یک مدل نسبتاً جامع، اثربخشی سازمانی را مورد تبیین قرار داده است و مدلی برای ارزیابی اثربخشی سازمانی ارائه داده است.
پارسونز برای اثربخشی سازمانی چهار مؤلفه (انطباق، تحقق هدف، انسجام، پایداری و حفظ الگوها) قائل است که هر یک چهار شاخص دارد. در نتیجه، در مدل اثربخشی سازمانی پارسونز شانزده شاخص مطرح می‌شود. در جدول 2-10 مدل اثربخشی سازمانی تالکوت پارسونز ارائه شده است:
جدول 2-10 مؤلفه‌های مدل اثربخشی سازمانی پارسونز.
| ابعاد اثربخشی | شاخص‌های چندگانه |
| انطباق | قابلیت انعطاف |
| رشد | |
| ابتکار | |
| توسعه | |
| تحقق هدف | موفقیت تحصیلی |
| کیفیت | |
| کسب منابع | |
| کارایی | |
| انسجام | رضایت شغلی |
| جو بین فردی سالم | |
| ارتباطات | |
| تعارض | |
| پایداری و حفظ الگوها (مداومت) | وفاداری |
| علایق اصلی زندگی | |
| انگیزش | |
| موفقیت |
منبع: میرکمالی و فرخ‌نژاد، 1382
[1]. Likert
[2]. Causal
[3]. Intervening
[4]. End- result
[5]. Strategies
[6]. Dependent variables
[7]. Output
[8]. Stimuli
[9]. Organism
[10]. Responses
[11]. Steers
[12]. Campell
[13]. Parsons
]]>
